Образец гарантийного письма об оплате счета

Гарантийное письмо об оплате счёта

Договорные отношения имеют очень долгую историю. И всегда ключевыми моментами в них выступали размер, условия и срок оплаты. Иначе одна из сторон могла не согласиться на заключение договора. Впрочем, и получение выгоды является целью чуть ли не каждого контракта.Зачастую между компаниями выстраиваются прочные, долгосрочные отношения.И основываются они на цепочке товар-деньги (деньги-товар). Но бывает так, что продукция фирме-клиенту нужна уже сегодня, а оплату он может произвести только через некоторое время. Или просрочен предыдущий платеж, а без текущей поставки никак не обойтись.Это один из случаев, когда можно обратиться к написанию гарантийного письма.

Гарантийное письмо

Такой документ должен быть составлен предельно точно и ясно, не содержать никаких размытых формулировок. Он имеет юридическую силу, и по своему характеру близок к договорным документам.

Гарантийное письмо – это своего рода вид деловой переписки между юридическими (юридическим и физическим) лицами. Обычно оно составляется от лица какой-то фирмы и содержит в себе письменные гарантии или определенные обязательства, подтверждаются достигнутые ранее договоренности

Гарантийное письмо может составляться для подтверждения:

Срока выполнения какой-либо работы или услуги;
Оплаты за полученную продукцию или принятую работу;
Качества товара или выполненной работы;
Срока оплаты или поставки;
Прочее.

Унифицированной формы гарантийного письма не существует.

Гарантийное письмо об оплате счета

Гарантийное письмо об оплате счета обычно подтверждает обязательства компании перед контрагентом произвести оплату за поставленные товары или услуги в определенные сроки.

Зачастую оно пишется в ответ на уже поступившую в устной или письменной форме претензию от партнера в результате просрочки платежа.

Хоть и не существует строгого регламента по составлению этой деловой бумаги, основные пункты, присущие официальным документам, в ней обязательно должны присутствовать.

В гарантийном обязательстве непременно указывается:

Наименование товара или услуги, за которую должна быть произведена оплата;
Количество (объем) продукции (услуг);
Предполагаемый срок оплаты;
График платежей при необходимости;
Возможные пени.

Когда используются гарантийные письма?

Гарантируется оплата за полученные товары (услуги, выполненные работы). В этом случае компания ссылается в тексте письма на договор, на основании которого осуществлялась поставка (производились работы) и номер подлежащего оплате счета;
При процедуре государственной регистрации юридического лица оно может выступать гарантией предоставления ему определенного юридического адреса;
Гарантия платежей, отсроченных на более позднее время;
Гарантия возможного в скором времени сотрудничества, еще не оформленного контрактом и не обремененного иными обязательствами;
Гарантия обеспечения займа для кредитных организаций.

Составления гарантийного письма

Как говорилось ранее, гарантийное письмо выступает в роли некой деловой переписки между контрагентами. Но в силу того, что оно все же представляет собой официальный документ, в нем обязательно применение следующих принципов:

Использование сугубо делового языка повествования;
Полное отсутствие неясностей и размытых утверждений, длинных, запутанных фраз;
Указывается вид обязательств;
При составлении используется фирменный бланк компании, проставляется печать и подпись руководителя (нередко вместе с подписью руководящего лица ставится подпись лица, отвечающего за перечисления денежных средств – главного бухгалтера или финансового директора).

Гарантийное письмо должно содержать реквизиты организации-отправителя:

Полное наименование компании;
Юридический (фактический) адрес организации;
Исходящий номер документа;
Дата письма;
ИНН/КПП, ОГРН юр.лица;
Наименование адресата;
Заголовок.

Приложения к гарантийному письму об оплате счета

Иногда для большей достоверности гарантийного письма компания-должник считает нужным приложить к нему копии ряда документов:

Свидетельство о государственной регистрации юридического лица;
Свидетельство о постановке организации на учет в налоговом органе;
Оригинал выписки из единого гос. реестра юридических лиц;
Приказ (распоряжение, решение) о назначении на должность генерального директора;
Копии решений суда (если они имеют отношение к образовавшемуся долгу).

В различных случаях текст письма может начинаться со слов «настоящим гарантируем», «гарантируем что» и пр.

В деловой среде репутация фирмы играет далеко не последнюю роль. Тем не менее, нельзя забывать, что неплательщиками могут оказаться как нечестные на руку организации, так и заложники каких-либо непредвиденных обстоятельств.

Именно для второй категории юр. лиц гарантийное письмо служит инструментом сохранения достоинства и помогает выйти из ситуации, когда свободных средств на оплату нет, а очередная поставка продукции необходима в настоящее время.

Письмо является своеобразным подтверждением того, что компания-должник не отказывается от своих обязательств, готов выполнить достигнутые ранее договоренности в ближайшее время, полностью осознает факт просрочки платежа, но, по не зависящим от его воли причинам, не может покрыть долг в данный момент времени.

Нет определенных правил, когда именно должно применяться гарантийное письмо. Оно скорее наделено информационным характером и контрагенты сами решают, когда его написание будет необходимо.