Заполнение товарной накладной ТОРГ-12

Что такое товарная накладная ТОРГ-12?

Товарная накладная имеет унифицированную форму, утвержденную постановлением Госкомитета России под № ТОРГ-12, и является первичным учетным документом. Применяется на складах, пунктах приема-выдачи товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Основанием для создания служит договор поставки, заявка, заказ-наряд или др.

Для чего нужна товарная накладная ТОРГ-12?

torg12Создается документ в двух экземплярах, первый остается у организации-отправителя, второй передается грузополучателю.

Для каждой стороны накладная является оправданием для совершения последующих хозяйственных операций, как в бухгалтерии, так и на складе (или другом подразделении). Отправитель списывает товар, а получатель приходует.

Списание делается проводками:

  1. Дебет 90-2  Кредит 41 — списывается себестоимость отпущенных товаров;
  2. Дебет 91-2  Кредит 41 — себестоимость товаров, переданных безвозмездно.

Правила заполнения товарной накладной ТОРГ-12

Правила заполнения

Документ принимается к учету, только если оформлен правильным образом, иначе он потеряет юридическую силу или может вызвать вопросы у налоговой службы.

Для этого необходимо ознакомиться с некоторыми правилами заполнения:

  1. Рядом с каждой подписью работника необходима расшифровка.
  2. Если вместо одного сотрудника расписывается другой, на это должен быть составлен  соответствующий приказ о расширении полномочий.
  3. Штампы обязательны, за исключением случаев, когда ТМЦ принимает уполномоченное лицо по выданной бухгалтером доверенности.
    Второй исключающий пример, когда в накладной могут отсутствовать печати, если предприятие их не использует вообще. В таких случаях рекомендуется скорректировать бланк, и убрать из него пункт «М. П.».
  4. Рядом с подписью и расшифровкой указывается его должность.

 

После совершения хозяйственной операции товарная накладная передается в бухгалтерию, где храниться пять лет. Не существует ограничений по количеству страниц. Печатная форма: книжная или альбомная — не имеет значения. Если в организации предусмотрена платная доставка, нельзя включать ее стоимость в ТОРГ-12, для этого создается отдельный документ — ТТН.

Кто заполняет?

К составлению накладной могут привлекаться:

  • Диспетчер;
    zapolnenie-torg12
  • Оператор;
  • Работник склад;
  • Кладовщик;
  • Бухгалтер.

Что нужно указывать в бланке?

Условно документ можно разделить на три части:

  • Шапка, где перечисляются реквизиты сторон сделки по движению ценностей;
  • Табличная часть, перечень отпускаемых ТМЦ и сопутствующей информации;
  • Нижняя часть или подвал с отметками об отправке-получении, без них документ не имеет юридической силы.

С 1 января 2013 года допускается изменять формат документа, бланк, хоть и унифицирован, согласно постановлению, является лишь рекомендуемым. На усмотрение организации  в документ могут быть добавлены дополнительные графы и столбцы. Однако удаление и переделка основных реквизитов не приемлема.

Эти неизменные поля перечислены в п. 2 ст. 9 закона №402-ФЗ:

  1. Наименование организации;
  2. Дата создания накладной;
  3. Наименование экономического субъекта, составившего документ (клиента);
  4. Перечень товаров;
  5. Количество, единицы измерения и стоимость;
  6. Должности ответственных лиц;
  7. Подписи ответственных лиц с расшифровкой их фамилий и инициалов.

 

Организация на свое усмотрение может создать собственную форму товарной накладной, сохранив в ней обязательные реквизиты.

Основные реквизиты

В товарной накладной под каждым пунктом есть подсказки, какими сведениями необходимо заполнить данное поле.

Однако, на деле все не так просто, первые трудности возникают из-за разного территориального расположения предприятий и их складов или других пунктов приема-выдачи товара, например, магазинов.

В связи с этим у структурных подразделений могут быть разные КПП. Во многих организациях эту информацию (ИНН/КПП) принято указывать в документе. Во-вторых, грузоотправитель не всегда доставляет ТМЦ, а грузополучатель имеет возможности вывезти самостоятельно. В таких ситуациях привлекается третья сторона, поставщик, которая занимается перевозкой груза.

Фактические адреса структурных подразделений отпуска-приема ТМЦ, телефоны и КПП, если они отличаются от основных, указываются в пунктах:

  • Организация-грузоотправитель;
  • Грузополучатель.

В роли поставщика выступает отправитель, либо сторонняя организация, занимающаяся грузоперевозками. В обоих случаях указываются юридические (основные) адреса, телефоны, КПП и другие требуемые данные. В случае самовывоза ТМЦ в поле «Поставщик» ставят прочерк.

Плательщик — юридические реквизиты получателя.

В правой части шапки документа:

  • Прописываются коды организаций, без повторений. Код ОКДП редко заполняется на практике, разрешено оставить пустым;
  • Номер и дата договора поставки, заказа-наряда или другого документа-основания;
  • Если доставку осуществляет третье лицо, одним из сопровождающих документов будет товарно-транспортная накладная, ее номер и дату так же необходимо указать в отведенном месте;
  • «Вид операции» заполняют, если компания ведет автоматизированный учет и имеет собственные утвержденные кодировки.

Номер товарной накладной обязан соответствовать нумерации внутренних документов компании, согласно учетной политике. Дату составления не приемлемо указывать задним числом, только текущую или после завершения сделки, на основании ст. 9 п. 3 ФЗ «О бухгалтерском учете».

При заполнении табличной части учитывают несколько нюансов:

  1. Список ТМЦ составляется без повторений наименований;
  2. «Вид упаковки» зависит от вида, в котором товар отгружают — коробка (кор.), блок, штука (шт.) и др.;
  3. «Количество в одном месте» равно числу штук в упаковке, коробке, блоке и т.д. «Количество мест, штук» — общее число упаковок, коробок, блоков и тд.;
  4. В графе «Цена», стоимость указывается без НДС. Руководством предприятия может быть принято решение о переименовании колонки для разъяснения, например, «Цена без НДС»;
  5. Единица измерения и цена связаны между собой, когда единицей указана коробка, цена устанавливается за коробку, когда штука, то за штуку;
  6. Если товар отпускается поштучно или в небольших количествах поля №№ 6 — 8 можно оставлять пустыми;
  7. Массы брутто и нетто обязательны к заполнению, если доставка осуществляется транспортными средствами. Эти данные потребуются для расчета необходимой грузоподъемности, позволят избежать случаев перегруза;
  8. Обязательное подведение итогов под каждой предусмотренной колонкой.

Из-за разной политики формирования учетных цен «Сумма с учетом НДС» в столбце № 15 имеет два способа расчета:

  • Сумма без НДС*Ставку НДС/100, где Сумма без НДС=Цена без НДС*Количество;
  • Цена с НДС*Количество, где Цена с НДС = Цена без НДС*Ставку НДС/100.

Оба варианта верны, но предпочтителен первый, опираясь на статьи налогового кодекса № 154 и № 166.

Затруднения возникают при занесении накладной в программную базу предприятия. Разница в итоговой сумме по документу может составить несколько копеек или рублей. Исправить это возможно, временно поменяв настройки расчета цен, или обратившись за помощью к специалисту.

Размещение накладной на более чем одном листе обязывает заявлять об их количестве прописью в поле «Товарная накладная имеет приложение на». Рядом прописывают число порядковых номеров записей. «Всего мест» часто путают с количеством, цифра берется из итоговой строки восьмой колонки товарной таблицы.
obrazets-torg12

В нижней части документа ставятся подписи лиц от каждого участника сделки. От грузоотправителя это оператор, бухгалтер, кладовщик.

Со стороны грузополучателя — кладовщик или приемщик. Если ценности принимает вверенное лицо (в случаях самовывоза), в торг-12 указывают № и дату доверенности, должность сотрудника и инициалы.

Паспортные данные получателя должны совпадать с доверенностью. Перед выдачей товара следует в этом убедиться, запросив документ у товарополучателя.   Даты отгрузки и получения фактические, не обязательно совпадают, так как доставка требует времени. Однако, отпуск должен производиться в день составления документа, отсюда дата документа и дата отгрузки одинаковы.  Если какие-либо поля или графы остаются пустыми (не заполненными), правила требуют ставить прочерк в этих ячейках.

 

Подписки, помарки, исправления в ТОРГ-12 запрещены.

Товарная накладная ТОРГ-12 онлайн заполнение

В сети Интернет представлено множество сервисов для онлайн заполнения формы Торг-12. Они созданы, чтобы помочь не опытному пользователю заполнить необходимый документ по всем правилам.

Протестировав несколько из первовыпавших в поисковике можно выделить следующие:

  1. выставить-счет.рф платный ресурс, позволит заполнить товарную накладную и распечатать;
  2. moedelo.org/tovarnaya-nakladnaya-torg-12, платный ресурс, подойдет для индивидуальных предпринимателей и ООО, находящихся на упрощенной системе налогообложения;
  3. moysklad.ru предлагает 14-ти дневный бесплатный доступ на все возможности сервиса, что даст пользователю в полной мере оценить качество его работы,  и принять решение о дальнейшем использовании.

Плюсы:

  • Не требуются бухгалтерские знания;
  • Консультация опытных специалистов в любое время;
  • Актуальное обновление всех форм документов;
  • Оперативное создание отчетности;
  • Связь с налоговыми инспекциями.

Минусы:

  • Не один из перечисленных ресурсов не может гарантировать безошибочного заполнения документа программой, они адаптированы для большого спектра пользователей-потребителей и не могут учитывать специфику конкретного предприятия;
  • Прежде чем отправить созданный документ на печать, его нужно скачать на компьютер, что увеличивает временные затраты.

Подписываясь на платный онлайн ресурс решите для себя уравнение: денежные затраты (?) трудовые затраты, если между ними можно поставить знак <, тогда онлайн сервис вам действительно необходим. Такие сайты подходят для нечастого использования, поэтому на крупных и даже средних предприятий благоразумней вести выписку документов из соответствующих специализированных программ, например, 1С: Предприятие.

Образец

Образец товарной накладной ТОРГ-12 вы можете скачать по следующей ССЫЛКЕ.

Вывод

Исходя из всего вышесказанного, стандартный бланк ТОРГ-12 прост в заполнении только на первый взгляд. Материал  данной статьи содержит не только порядок и рекомендации по заполнению рассматриваемого документа, но и затрагивает вопросы, которые возникают у сотрудников в ходе оформления товарной накладной. На основании ТОРГ-12 заполняются другие документы: счет-фактура, товарно-транспортная накладная. А не правильно составленная счет-фактура может создать организации проблемы с налоговыми структурами, поэтому так необходимо соблюдать вышеперечисленные правила.