Акт приема передачи документов при смене директора

На любом предприятии директор считается самой важной фигурой, так как он обладает правом первой подписи, а также располагает всей информацией, касательно основных текущих дел и хранит важные документы. Но бывают ситуации, когда необходимо осуществить передачу управления предприятия другому лицу. В этом случае следует оформить соответствующий акт приема-передачи. В данной статье будут рассмотрены основные вопросы, касательно подобного документа.

Что делать при смене директора

Смена генерального директора любой компании представляет собой сложный процесс, который обязательно должен быть соответственным образом задокументирован, чтобы избежать различных проблем в дальнейшем.

Сама процедура смены состоит из двух этапов:

передача документации и имущества;
оформление акта приема-передачи, как документального подтверждения проведенной процедуры.

Главной из этих этапов является передача всех дел новому руководству компании. Под передачу подпадают документы организации, а также ее имущество.

Поскольку директор является материально ответственным лицом, данную процедуру следует проводить только после полной инвентаризации всего имущества организации.

Поскольку акт приема-передачи не имеет четко регламентированной формы, то при его составлении необходимо проконсультироваться с юристом, чтобы в будущем избежать неточностей и упущений. Только тогда можно быть уверенным, что данный документ будет составлен правильно и без ошибок.

Затем необходимо пройти следующий алгоритм действий:

созвать общее учредительное собрание;
составить протокол собрания. Вместо него допускается издание соответствующего приказа;
оформить решение о cмене директора учреждения;
передать сведения о смене руководителя в налоговую службу;
составить акт приема-передачи.

В налоговую службу при смене руководства нужно подать следующую документацию:

заявление в ИФНС. Оно должно быть нотариально заверенным;
соответствующее решение, которое было принято на собрании всех участников.

Следует знать, что именно решение участников собрания является основанием для проведения смены руководства. При этом необходимую документацию для проведения изменений в связи с уходом руководителя, директор подает самостоятельно. Таким образом, моментальная замена директора по действующему законодательству невозможна.

При необходимости одновременной замены руководства компании и его соучредителей процедура осуществляется двумя вариантами:

первый – меняют состав соучредителей и только потом руководства;
второй – старый состав учредителей назначает новое начальство, а только потом проводится замена соучредителя (соучредителей).

На законодательном уровне сам процесс смены руководителя не определен. Поэтому процедура может происходить в произвольной форме, но обязательно в письменном виде. Письменным подтверждением данной процедуры является акт приема-передачи.

Он представляет собой двусторонний документ, так как подписывается двумя руководителями (старым и новым). Поэтому его составляют в двух подлинных экземплярах. Иногда для его составления формируется специально уполномоченная для этого комиссия. В нее входят сотрудники компании. На усмотрение сторон, он может дополняться фотографиями, протоколами осмотра и т.д.

Содержание акта

Самым главным документом, как уже указывалось выше, является акт о приеме и передачи. Для его оформления существует типовой образец или бланк. Он находится у юридических компаний, которые осуществляют оказание подобного рода услуг. Также с образцом можно ознакомиться на соответствующих порталах в интернете. Оформление документа проводится секретарем и подписывается главой проведенного собрания и двумя руководителями.

Содержание акта определяется характером и структурой передаваемых дел, а также родом занятия и масштабностью организации. При этом, вне зависимости от ситуации, он должен быть четким и детализированным.

Акт оформляется с целью фиксации списка передаваемых хозяйственных документов от старого к новому руководству. Это делается для того, чтобы при возникновении спорных моментов имелась четкая граница между «старым» и «новым» директором. Следовательно, львиную долю в акте будет занимать перечень передаваемой документации.

В этот перечень входят следующие типы документов (только оригиналы):

учредительные;
банковские;
лицензии;
подтверждающие права конкретной организации на определенное имущество (договоры, свидетельство, выданное на обладание правом собственности и т.д.);
печать компании, ее факсимиле, штампы, бланки.

В этот список также могут входить:

протоколы проведенных неспециализированных собраний и заседаний;
свидетельства, выданные при краже кодов и номеров;
свидетельства, подтверждающие постановку на учет и внесения нужных записей в госреестр;
дополнительные кредитные договоры и соглашения с банками или другими кредитными компаниями;
соглашения, составленные с подрядчиками, агентами, поставщиками и т.д.;
соглашения, заключенные с банками на обслуживание;
справки и распоряжения по всем работающим сотрудникам;
заявления сотрудников;
трудовые соглашения;
соглашения, выданные при оформлении материальной ответственности;
документы реализации (акты, издания фактур, накладные, счета-фактуры и т.д.).

Иногда в этот список включают:

бухгалтерские отчеты и ведомости;
соглашения, оформленные с клиентами;
налоговые декларации;
документация, оформленная по охране труда, пожарной безопасности, технике безопасности и т.д.;
документация по поставкам;
учетные регистры;
вся кассовая документация;
переписка, ведущаяся с национальными и муниципальными властями, контролирующими органами.

Весь этот перечень считается условным и приблизительным, он может претерпевать изменения в зависимости от ситуации.

По содержанию акт можно разделить на три части:

вводная. Она содержит информацию о времени и месте проведения процедуры, названии компании. Сюда также заносятся ФИО глав собрания;
описательная. Данная часть содержит перечисление передаваемых хозяйственных документов. Также сюда вписываются передаваемые ключи (включительно и от сейфов, кабинетов, банковских ячеек и т.д.), все контакты деловых партнеров организации и пр.;
заключительная. Содержит список ФИО всех граждан, которые находились на собрании в момент составления и подписания акта. Также они оставляют свои подписи, а в конце ставится печать организации.

Помимо этого, акт может содержать описание определенных проектов или дел, находящихся в исполнении директоров. В него также могут заноситься условия, установленные для хранения ценных вещей и документации.