Опись передаваемых документов: составление, порядок передачи, сроки хранения документов

Во время своей профессиональной деятельности любая организация, работающая на территории РФ, достаточно быстро накапливает огромный объем самых разных бумаг. Поэтому их следует периодически отправлять в архивы на хранение. О том, как проводится опись передаваемых документов и сама процедура передачи, расскажет наша статья.

Порядок передачи документов

В законодательной базе России, которая касается бухгалтерского учета и документооборота, прописан порядок передачи их на хранение. Однако вначале необходимо разобраться с тем, что представляет собой архив. В этом помещении дела любой организации могут храниться как на постоянной, так и на временной основе (около 10 лет). На непостоянное хранение отправляют сведения по личному составу.

Если период хранения не превосходит десятилетнего периода, то подобная документация не подлежит архивному хранению. Как правило, подобная документация часто остается в локальных структурах и хранится там до весь срок или до утраты актуальной надобности. Тогда их просто уничтожают, оформляя акт соответствующей формы.

Передавать дела можно не только в архивы, но и другим сотрудникам, а также государственным структурам (ИФНС и т.д.). Однако рано или поздно все бумаги попадают в архивную картотеку.

Отправка дел ведется по соответствующей описи-ведомости. Здесь важно, чтобы опись документов была выполнена по всем нормам.

Поскольку передача отчетов и т.д. может происходить в различных ситуациях (отправка в другой отдел и т.д.), то и процедура, а также опись будут делаться с определенными нюансами. Рассмотрим один из наиболее частых вариантов – отправка данных, утративших свою первостепенную актуальность, в архив.

Как правило, подобная процедура организуется раз в 12 месяцев. Если же ежегодный документооборот невелик, то эти манипуляции могут проводиться раз в 60 месяцев. Для этого составляется план-график, который утверждает руководитель предприятия и архивной картотеки.

Для передачи документации создается специализированная оценочная комиссия, утверждающая архивную опись. В случае первой передачи бумаг оформляется историческая справка, выданная на фонд архивной картотеки. При следующих процедурах к данной справке добавляется соответствующее дополнение, которое содержит информацию о произошедших изменениях.

Дела представляются поштучно. Каждый экземпляр помечается, что переданный образчик был принят в архивную картотеку.

Если бумаги отдаются на окончательное сбережение, требуется формирование акта приема-передачи. Здесь формируется соответствующий бланк, куда заносится:

наименование архивируемых сведений;
фиксирующая информация (дата, место, номер сформированного бланка);
перечень сведений, отданных на сбережение;
наименование юрлиц, а также ФИО составителей;
печати и подписи ответственных лиц.

Реестр составляется в двух копиях и остается у сдающей и принимающей на сбережение стороны. Такая форма реестра должна всегда выполняться. При необходимости инспекция, осуществляющая проверку документооборота любой организации, может потребовать предоставить ответственных лиц этот реестр.

Сроки хранения документов

Чтобы определить сроки хранения документации применяются:

перечни ведомственных и отраслевых ценных бумаг. В них указывают время хранения;
полный перечень управленческой архивной документации;
номенклатура дел за год.

Каждый документ (бухотчетность, налоговый учет, регистры и т.д.) имеет свой период сбережения, прописанный в профильных нормативах.

К примеру, бумаги должны подаваться на сбережение по истечении трехлетнего периода в делопроизводстве.

Составление описи передачи документов

Описывающая ведомость нужна для систематизации и контроля содержания любых операций, проводимых на предприятии. Ведомость составляется в двух копиях для сдающей и принимающей на сбережение стороны.

Существует специальный образец, по которому должна вестись опись. Он утверждается приказом ответственного руководителя. Ведомость в данном случае должна содержать информацию следующего плана: