Справка для ФНС

Образец справки для налоговой и для работника

Справки по форме 2-НДФЛ обязаны сдавать в ФНС налоговые агенты (организации и ИП), выплачивавшие физическим лицам доходы, облагаемые НДФЛ в порядке, установленном НК РФ.

Следовательно, если хозяйствующий субъект в течение года производил выплаты:

  • заработной платы наемным работникам;
  • вознаграждения прочим лицам по договорам ГПХ;
  • денежных средств за имущество, арендованное у граждан;
  • дивидендов участникам общества;
  • материальной помощи лицам, которые не являются его сотрудниками и т.п.,

он обязан отчитаться перед ФНС о суммах дохода, выплаченного физическим лицам, и суммах НДФЛ, удержанного с доходов граждан и перечисленного в бюджет.

Кроме того, сдать справку потребуется и в тех случаях, когда налоговый агент по независящим от него причинам не смог на протяжении года удержать налог с дохода физического лица (например: был вручен подарок стоимостью дороже 4 000 рублей гражданину, который не трудоустроен у данного работодателя).

Когда сдавать 2-НДФЛ не нужно

В некоторых ситуациях у налогового агента не возникает обязанности по предоставлению формы 2-НДФЛ:

  • приобретение имущества у граждан (недвижимость, автомобиль);
  • выплата дохода, необлагаемого НДФЛ (пособие по беременности и родам, возмещение вреда здоровью и пр.);
  • вручение подарков, стоимость которых не превышает 4 000 рублей;
  • продажа имущества гражданина по договору комиссии;
  • оказание материальной помощи родственникам умершего сотрудника.

ИП форму 2-НДФЛ в отношении самих себя не составляют и не сдают.

Куда сдавать справки

Организации сдают справки в инспекцию по месту регистрации, ИП отчитываются по месту жительства или месту постановки на учет по ЕНВД (ПСН) в отношении доходов работников, занятых в видах деятельности на вмененном режиме (патенте).

Компании, имеющие обособленные подразделения, обязаны сдавать справки в отношении сотрудников таких подразделений по месту их нахождения.

Исключение составляют крупнейшие налогоплательщики, им предоставляется возможность самостоятельно выбрать, куда подавать 2-НДФЛ: в ИНФС по месту постановки на учет в качестве крупнейшего налогоплательщика или по месту нахождения их ОП.

Сроки подачи формы

В общем порядке 2-НДФЛ сдаются ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.

При этом справки, представляемые в связи с невозможностью удержать и перечислить НДФЛ с дохода физического лица, должны быть сданы на месяц раньше – не позднее 1 марта.

Если крайний срок подачи форм 2-НДФЛ выпадет на выходной или праздник, то крайней датой для представления отчетности считается ближайший рабочий день.

Способы подачи

Сдать справки возможно следующими способами:

1. В бумажном виде лично, через представителя или по почте (ценным письмом с описью вложения). Такой порядок могут использовать налоговые агенты со среднесписочной численностью персонала до 25 человек;

К справкам необходимо приложить сопроводительный реестр по форме КНД 1110306 в 2 экземплярах (приложение № 1 к приложению № 4 приказа ФНС РФ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@).

2. В электронной форме по каналам телекоммуникационной связи (через компанию – оператора электронного документооборота) или через портал ФНС.

Структура справки

Новая форма справки 2-НДФЛ, применяемая с 01.01.2019, приведена в приложении № 1 к приказу ФНС РФ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@.

Бланк состоит из 2 листов:

 

 

Лист 1

 Общая часть
Раздел 1 «Данные о физическом лице – получателе дохода»
Раздел 2 «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода»
Раздел 3 «Стандартные, имущественные и социальные вычеты»
Блок «Достоверность и полнота сведений»
Лист 2 Приложение «Сведения о доходах и вычетах по месяцам налогового периода»

Если необходимые данные не помещаются на одном листе, когда:

  • физическому лицу выплачивался доход, облагаемый по разным налоговым ставкам, т. е. требуется заполнить несколько разделов 2;
  • в разделе 3 невозможно разместить все сведения о предоставленных вычетах и выданных уведомлениях;
  • в приложении не хватает строк для отражения всех данных о доходах и вычетах,

заполняется нужное количество листов.

Инструкция по заполнению

Порядок заполнения формы 2-НДФЛ приведен в приложении № 2 к приказу ФНС РФ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ (далее по тексту Порядок).

Общие требования

1. Справка заполняется хозяйствующими субъектами на основании данных, содержащихся в налоговых регистрах.

2. При оформлении документа запрещается:

  • использование корректирующей жидкости;
  • скрепление листов любым способом, приводящим к порче бумажного носителя;
  • двухсторонняя печать листов.

3. При заполнении бланка вручную допускается использовать чернила синего, фиолетового и черного цвета.

4. При оформлении справки с помощью компьютера необходимо использовать шрифт Courier New, высотой 16-18 пунктов.

5. Для каждого отдельного показателя в бланке предусмотрено соответствующее поле, которое состоит из определенного количества знакомест. В одно знакоместо допускается вносить только один символ.

Исключение составляют поля, предназначенные для заполнения дат, указываемых в формате ДД.ММ.ГГГГ и суммовых показателей, значением которых является десятичная дробь. В таких полях в качестве разделителя используется точка.

6. Суммовые показатели заполняются в рублях и копейках, кроме суммы налога, которая указывается только в полных рублях.

7. Не допускается занесение в документ отрицательных числовых значений.

8. При отсутствии значения какого-либо суммового показателя ставится ноль («0», «0.00»).

9. Все сведения в поля бланка заносятся слева направо, начиная с первой левой ячейки.

10. Если после внесения показателя в поле остались незаполненные клетки, в них ставятся прочерки.

11. В документе, который оформляется с помощью специализированного ПО, значения показателей выравниваются по последнему знакоместу.

12. При заполнении справки используются коды видов вычетов и коды видов доходов, поименованные в приказе ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ (ред. от 24.10.2017)

13. Листы справки должны иметь сквозную нумерацию. Если все данные по разделам не помещаются на одном листе, заполняется необходимое количество листов, располагающихся до приложения, содержащего сведения о доходах и вычетах.

14. В случае необходимости подачи аннулирующей справки заполняется общая часть и раздел 1 (в соответствии с данными, указанными в документе, представленном ранее), разделы 2, 3 и приложение не оформляются.

Общая часть справки

1. В соответствующих полях заполняются ИНН и КПП организации (ИНН предпринимателя). Если юридическое лицо представляет справки по месту нахождения обособленного подразделения – проставляется КПП этого ОП.

2. Если 2-НДФЛ подается правопреемником организации, в полях ИНН/КПП указываются реквизиты правопреемника.

3. В ячейке «Номер справки» указывается порядковый номер формы, присваиваемый налоговым агентом.

4. Если представляется корректирующая или аннулирующая справка, в поле «Номер справки» указывается порядковый номер справки, представленной ранее.

5. В поле «Отчетный год» проставляется соответствующий налоговый период.

6. В ячейке «Признак» проставляется код:

«1» если документ подается налоговым агентом, удержавшим НДФЛ с доходов гражданина
«2» если форма сдается налоговым агентом, который не смог удержать НДФЛ в течение налогового периода
«3» когда справка представляется правопреемником налогового агента по общим основаниям
«4» если документ сдает правопреемник, который не смог удержать НДФЛ с дохода физического лица на протяжении года

7. В поле «Номер корректировки» при первичной подаче формы проставляется «00». Если сдается справка, корректирующая ранее представленные сведения, указывается порядковый номер корректировки: «01», «02» и т.д. В аннулирующей форме указывается код «99»

8. В поле «Представляется в налоговый орган» заносится 4-значный код ИФНС.

9. Ниже заполняется сокращенное наименование налогового агента (при его отсутствии – полное). При подаче отчетности правопреемником указывается название реорганизованной организации (ее ОП).

Предприниматели вносят ФИО полностью в соответствии с паспортом, сокращения не применяются.

10. В случае подачи 2-НДФЛ правопреемником налогового агента заполняется строка, содержащая код реорганизации (в соответствии с приложением № 2 к Порядку) и ИНН/КПП реорганизованного юридического лица.

Если 2-НДФЛ не является документом, представляемым правопреемником, в полях данной строки проставляются прочерки.

11. В поле «Код ОКТМО» указывается код муниципального образования, на территории которого находится компания (ее ОП) или ведет деятельность (проживает) предприниматель.

Если ОКТМО состоит из 8 символов, пустые знакоместа заполняются прочерками – нули ставить нельзя. Узнать ОКТМО можно здесь.

12. Далее в соответствующем поле указывается код населенного пункта и контактный номер телефона для связи с налоговым агентом.

Раздел 1

Данный раздел предназначен для отражения сведений о физическом лице – получателе дохода. Необходимо указать:

1. ИНН гражданина (при отсутствии у налогоплательщика данного кода ставятся прочерки).

2. ФИО физического лица (построчно).

Данные заносятся без сокращений, при этом отчество может отсутствовать (если оно не указано в документе, удостоверяющем личность).

Если налогоплательщик является иностранцем, допускается внесение сведений буквами латинского алфавита.

3. Статус получателя дохода:

«1» Резидент РФ
«2» Нерезидент
«3» Нерезидент – специалист высокой квалификации
«4» Участник госпрограммы по переселению соотечественников в РФ
«5» Иностранный гражданин, беженец, апатрид
«6» Иностранец, работающий по патенту

4. Дата рождения налогоплательщика.

5. Трехзначный код страны гражданства (при отсутствии гражданства – код государства, выдавшего удостоверение личности).

6. Код документа, удостоверяющего личность получателя дохода (приложение № 1 к Порядку).

7. Серия и номер этого документа (символ «№» не указывается).

Раздел 2

В данном разделе отражаются суммы:

  • начисленного и фактически выплаченного дохода;
  • рассчитанного, удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛ по ставке, указанной в соответствующем поле.

Если в течение налогового периода гражданину выплачивались доходы, облагаемые по разным ставкам, заполняется нужное количество разделов 2.

При оформлении на бумажных носителях дополнительных листов – на каждом их них заполняются необходимые реквизиты общей части (ИНН, КПП, номер страницы, номер справки, год, признак, номер корректировки, код ИФНС) и раздел 2. В пустых знакоместах проставляются прочерки.

Примечание: на дополнительном листе могут быть заполнены как раздел 2, так и раздел 3 в случае, когда на первом листе справки одновременно не поместились данные обоих разделов.

Кроме дополнительного листа с разделом 2, также потребуется заполнить дополнительный лист приложения, отражающий помесячно доходы и вычеты по соответствующей налоговой ставке.

В поля раздела необходимо внести:

  1. Налоговую ставку в процентах.
  2. Общую сумму фактически полученного дохода без учета вычетов, указанных в разделе 3 и приложении.
  3. Налоговую базу (общую сумму дохода налогоплательщика, уменьшенную на сумму вычетов, отраженных в разделе 3 и приложении). Если сумма вычетов превышает сумму доходов, налоговая база считается равной нулю («0.00»).
  4. Начисленную сумму подоходного налога (произведение налоговой базы и ставки НДФЛ).
  5. Удержанную сумму НДФЛ.
  6. Сумму фиксированных авансовых платежей, уменьшающую НДФЛ к уплате (при наличии).
  7. Сумму НДФЛ, перечисленную в бюджет.
  8. Излишне удержанную сумму НДФЛ (невозвращенный налоговым агентом излишне удержанный налог или переплата по НДФЛ, которая образовалась в связи со сменой статуса налогоплательщика в течение года).
  9. Неудержанную сумму НДФЛ.

При оформлении справки с признаком «2» («4») поля раздела заполняются следующим образом:

«Общая сумма дохода» Общая сумма дохода налогоплательщика, с которой не был удержан НДФЛ, отраженная в приложении
«Сумма НДФЛ исчисленная» Начисленная, но неудержанная сумма налога
«Сумма НДФЛ удержанная» «0»
«Сумма НДФЛ перечисленная» «0»
«Сумма НДФЛ излишне удержанная» «0»
«Сумма НДФЛ неудержанная» Сумма налога, исчисленная, но неудержанная налоговым агентом в течение отчетного года
Раздел 3

В разделе отражаются сведения о предоставленных налогоплательщику вычетах (социальных, стандартных, имущественных) и уведомлениях, выданных ФНС.

Если полный перечень предоставленных вычетов (все реквизиты выданных уведомлений) не вмещается в количество полей справки, отведенных для их заполнения, оформляется нужное количество разделов 3.

Заполняются:

1. Коды видов вычета (приказ ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ в ред. от 24.10.2017).

2. Суммы вычетов, соответствующих указанному коду.

При оформлении на бумажных носителях дополнительных листов, содержащих информацию о вычетах, на каждом их них заполняются реквизиты общей части справки (ИНН, КПП, номер страницы, номер справки, год, признак, номер корректировки, код ИФНС, наименование налогового агента), коды вычета и суммы вычета. В пустых знакоместах проставляются прочерки.

3. Код вида уведомления, в зависимости от типа предоставленного вычета:

«1» Имущественный
«2» Социальный
«3» Право уменьшения налога на сумму фиксированных авансов по патенту

4. Номер и дата выдачи уведомления, а также код налогового органа, оформившего данный документ.

При заполнении на бумажных носителях дополнительных листов, содержащих информацию о выданных уведомлениях, на каждом из них указываются реквизиты общей части справки (ИНН, КПП, номер страницы, номер справки, год, признак, номер корректировки, код ИФНС), коды видов уведомлений, их номер и дата выдачи, код инспекции, оформившей документ. В пустых знакоместах проставляются прочерки.

Достоверность и полнота сведений

В блоке «Достоверность и полнота сведений» указывается код:

  • «1» – если 2-НДФЛ подает налоговый агент (его правопреемник);
  • «2» – если справка подается представителем налогового агента (его правопреемника).

В полях «ФИО» и «Подпись» указываются фамилия, имя, отчество уполномоченного лица, подающего справку, и его подпись.

Если документ подается в ФНС представителем налогового агента (его преемника), заполняется наименование и реквизиты документа, подтверждающего полномочия такого лица.

Место для оттиска печати на справке не предусмотрено, поэтому печать ставить не нужно.

Блок «Достоверность и полнота сведений» должен быть заполнен на каждом дополнительном листе справки (в случае необходимости их заполнения) и содержать подпись уполномоченного лица.

Приложение

В приложении отражаются сведения о доходах, которые были начислены и фактически получены налогоплательщиком:

  • в денежной или натуральной формах;
  • в виде материальной выгоды,

по месяцам отчетного года, и о вычетах по каждой налоговой ставке.

Обратите внимание:

1. Заработная плата за декабрь прошедшего налогового периода, выплаченная в следующем году, но до подачи формы 2-НДФЛ в ИФНС, отражается в справке за прошедший налоговый период, поскольку датой получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который был начислен такой доход.

2. Отпускные включаются в сумму доходов того месяца, в котором они были фактически выплачены.

Приложение к форме с признаком «1»

При оформлении формы с признаком «1» («3») в приложении проставляются:

  • номера месяцев налогового периода;
  • коды доходов (приказ ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ в ред. от 24.10.2017);
  • суммы начисленных и полученных доходов.

По видам дохода, которые подлежат налогообложению не в полном объеме или в отношении которых предусмотрены соответствующие вычеты, заполняется код и сумма такого вычета.

При этом указанная сумма вычета не должна превышать сумму дохода, внесенную в соответствующую графу.

Стандартные, социальные и имущественные вычеты в приложении не отражаются.

В некоторых случаях в отношении одного вида дохода может быть указано несколько видов вычетов, если речь идет об операциях:

  • с ценными бумагами и иными финансовыми инструментами (ст. 214.1 НК РФ);
  • РЕПО (ст. 214.3. НК РФ);
  • займа ценными бумагами (ст. 214.4. НК РФ).

В таких ситуациях строки приложения заполняются следующим образом:

  1. Указывается месяц, код дохода и сумма дохода.
  2. Ниже заносится код и сумма первого вычета.
  3. В следующей строке поля «Месяц», «Код дохода» и «Сумма дохода» заполняются прочерками.
  4. Далее указывается код и сумма второго вычета и т.д.
Приложение к форме с признаком «2»

Если заполняется справка с признаком «2» («4»), в приложении указывается сумма дохода, с которой налоговым агентом не был удержан НДФЛ.

Штраф за несдачу 2-НДФЛ

Неподача 2-НДФЛ в установленные сроки влечет наложение штрафа на налогового агента в соответствии с п. 1 ст. 126 НК РФ в размере 200 рублей за 1 документ.

Еще один штраф предусмотрен за форму, содержащую недостоверные сведения (п. 1 ст. 126.1 НК РФ) – 500 рублей за 1 документ.

При этом если налоговый агент самостоятельно найдет ошибку и представит корректирующую справку до того, как недостоверность документа обнаружат инспекторы ИФНС, санкций удастся избежать.

Справка для работника

С 01.01.2019 налоговые агенты должны выдавать по запросу работников справку, отличную от документа, представляемого в ФНС.

Следует отметить, что выдавать справки в новом формате нужно только по отношению к сведениям о доходах, полученных в 2018 году и далее. За более ранние налоговые периоды справки должны выдаваться по формам, которые действовали именно в этих периодах.

Бланк новой справки о доходах и суммах налога физического лица приведен в Приложении № 5 к приказу ФНС РФ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@.

Структура справки

Справка представляет собой упрощенный вариант формы 2-НДФЛ для представления в ФНС и содержит 5 разделов:

  1. Данные о налоговом агенте.
  2. Данные о физическом лице – получателе дохода.
  3. Доходы за налоговый период.
  4. Вычеты (социальные, стандартные, имущественные).
  5. Общие суммы НДФЛ и дохода.

Документ подписывается уполномоченным лицом налогового агента, место для оттиска печати на бланке не предусмотрено.

За какой период выдается справка

Справка выдается на основании письменного заявления работника в течение 3 рабочих дней со дня обращения. При увольнении сотрудника работодатель должен выдать сведения о доходах непосредственно в день увольнения.

Документ может быть оформлен как за прошедший год, так и за любой период текущего года.

Например: многие финансовые учреждения при рассмотрении заявки гражданина на получение кредита запрашивают справки о доходах за 3 последних месяца, предшествующих месяцу подачи заявки.

Срок действия справки 2-НДФЛ законодательно не ограничен, в данном случае значение имеет актуальность документа, предъявляемого гражданином для определенных целей.

Например: срок обращения в инспекцию за возвратом НДФЛ составляет 3 года. Соответственно, подать декларацию 3-НДФЛ, заполненную на основании данных справки о доходах, можно только в течение этого периода. Если установленный срок пропустить, то справка 2-НДФЛ, полученная с целью возврата денежных средств из бюджета, станет неактуальна.

Как получить справку о доходах в ФНС

В настоящее время любому физическому лицу, зарегистрированному на сайте Госуслуг или имеющему личный кабинет на портале ФНС, доступна электронная услуга по оформлению справки о доходах за прошедшие налоговые периоды (по 2017 год включительно).

Для получения документа необходимо авторизоваться на портале ФНС и последовательно перейти по вкладкам: «Мои налоги» → «Сведения о доходах». Далее достаточно выбрать в открывшемся списке форму 2-НДФЛ за нужный год. Справки доступны для скачивания в двух вариантах: без подписи (в формате pdf) и со встроенной цифровой электронной подписью ФНС (в виде архива zip).

Выбранный документ можно сохранить в памяти компьютера, распечатать или отправить в электронном виде по нужному адресу.

Список источников

1. Приказ ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ «Об утверждении формы сведений о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц, порядка заполнения и формата ее представления в электронной форме, а также порядка представления в налоговые органы сведений о доходах физических лиц и суммах налога на доходы физических лиц и сообщения о невозможности удержания налога, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога на доходы физических лиц».

2. Пункт 1 статьи 126 НК РФ. Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля.

3. Пункт 1 статьи 126.1 НК РФ. Представление налоговым агентом налоговому органу документов, содержащих недостоверные сведения.

4. Статья 230 НК РФ. Обеспечение соблюдения положений главы 23 (Налог на доходы физических лиц).

5. Статья 62 ТК РФ. Выдача документов, связанных с работой, и их копий.

6. Статья 84.1 ТК РФ. Общий порядок оформления прекращения трудового договора.

7. Приказ ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ (ред. от 24.10.2017) «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов».

8. Статья 214.1 НК РФ. Особенности определения налоговой базы, исчисления и уплаты налога на доходы по операциям с ценными бумагами и по операциям с производными финансовыми инструментами.

9. Статья 214.3 НК РФ. Особенности определения налоговой базы по операциям РЕПО, объектом которых являются ценные бумаги.

10. Статья 214.4 НК РФ. Особенности определения налоговой базы по операциям займа ценными бумагами.