На территории ЕАЭС и РФ установлено законодательное требование об обязательной оценке соответствия определенных категорий продукции, перед выпуском в обращение: сертификации, декларировании, госрегистрации. Без разрешительной документации реализация таких товаров запрещена. Однако в отельных случаях обязательная проверка безопасности не требуется. В этих ситуациях оформляется отказное письмо (ОП), которое подтверждает, что импорт и продажа возможны без сертификационных процедур. Оформление документа позволяет избежать простоя на таможне, потери деловых партнеров.

Что такое ОП?

Под отказным письмом понимается официальный документ, который информирует третьих лиц о том, что для конкретной продукции не установлено требование об обязательной оценке соответствия. Оно может быть оформлено:

  • с указанием ТР ТС и ПП РФ №982;
  • от Роспотребнадзора;
  • в рамках законодательства о пожарной безопасности.

Выдача ОП – прерогатива сертификационных органов, которые обладают аккредитацией на проверку соответствия в определенных сферах. Важно, чтобы ОП оформляла уполномоченная структура, в противном случае оно может быть признано недействительным. Получить документ вправе то лицо, которое имеет прямое отношение к товару:

  • изготовитель;
  • представитель производителя;
  • дистрибьютор или продавец.

Отказное письмо может потребоваться получателям для:

  • предоставления таможенным органам при проведении импортных операций;
  • предоставления арендодателям, оптовым покупателям;
  • заключения договоров с сетевыми магазинами, торговыми центрами;
  • предъявления клиентам, государственным структурам в подтверждение того факта, что их требования о предоставлении разрешительной документации необоснованны.

ОП позволяет избежать проблем и затруднений на таможне и в процессе реализации, исключает риск простоев, потери клиентов из-за сложностей в трактовке законодательства.

Получить отказное письмо можно на любую продукцию, для которой по законодательству не установлено требование об обязательной оценке соответствия.

Какая информация содержится в ОП?

Само понятие «отказное письмо» отсутствует в законодательстве, его оформление продиктовано спецификой делового оборота. Как следствие, в действующих нормативных актах не установлен его унифицированный образец и требования к обязательным реквизитам.

На практике ОП может оформляться на обычном листе А4, или на официальном бланке аккредитованного органа. Оно выглядит как ответ на запрос руководителя организации или как справка для предоставления по требованию получателя. В него включается следующий набор сведений:

  • информация о держателе (название компании, адрес места нахождения, контакты для связи);
  • аналогичная информация об аккредитованном органе, который выдал ОП;
  • название, краткое описание товара, иные данные, которые позволяют его идентифицировать;
  • код ТН ВЭД или ОКПД2 на продукцию;
  • ссылки на статьи нормативных актов;
  • срок действия (если устанавливается).

Из текста документа должно однозначно следовать, что в конкретном случае сертификационные процедуры не предусмотрены.

Отказное письмо заверяется подписью уполномоченного лица аккредитованного органа и оттиском печати. Оно выдается заявителю на бумажном бланке.

Каков срок действия ОП?

На практике используется два типа отказных писем:

  1. Без определения срока действия.

В тексте документа не проставляется дата завершения использования. Это наиболее распространенный в деловой практике вариант. ОП остается действительным до того момента, пока не изменятся положения законодательства, например, не будут приняты новые техрегламенты или добавлены новые позиции в перечень из Постановления Правительства №982.

  1. С установлением периода действия.

ОП может быть оформлено на период в 1 год. Если срок действия ограничивается, то он должен быть прописан в тексте наряду с другими реквизитами.

Какая документация нужна для оформления ОП?

В целях получения отказного письма предприниматель обращается с заявкой в сертификационный центр. От него потребуется следующий комплект документации:

  • копии свидетельств ОГРН (ОГРНИП) и ИНН;
  • уставная документация;
  • карточка предприятия с банковскими реквизитами (нужна для выставления счета);
  • подробные сведения о товаре (описание, указание направлений использования, технические характеристики, код ТН ВЭД (если известен) и т.д.);
  • техдокументация на изделия или импортный контракт на их поставку;
  • прочее.

Точный перечень необходимой документации составляют эксперты той сертификационной организации, куда обратился предприниматель, по результатам первичных консультаций.

В каком порядке проходит оформление?

Работа по оформлению ОП выстраивается по следующему алгоритму:

  1. Обращение предпринимателя в выбранный центр сертификации. Заявку можно направить удобным способом: по телефону, через интернет или при личном визите.
  2. Консультации с экспертами, согласование стоимости и порядка дальнейшего сотрудничества.
  3. Предоставление пакета запрашиваемой документации согласно перечню от экспертов.
  4. Анализ полученной документации, которая предоставлена клиентом (проводится экспертами аккредитованного органа).
  5. Оформление отказного письма, отправка оригинала документа клиенту с надежной курьерской службой в любую точку России.

Лабораторные испытания для получения ОП не требуются. Оценочные мероприятия ограничиваются анализом сведений, предоставленных клиентом.