Правила заполнения больничного листа

Правила заполнения больничного листа

В новом способе заполнения листка нетрудоспособности кодирование предусматривает внесение большего объема информации, которая будет считываться и обрабатываться электронными устройствами, а не человеком. Поэтому придется подстраиваться под тот язык, который понимают роботы.

Чтобы правильно указать коды, состоящие из двух или трех цифр, необходимо посмотреть их значения на обратной стороне документа, где они перечислены. Более упрощенный вид кодирования приведен в таблице.

Что еще необходимо учесть:

1. Заполнять клеточки необходимо аккуратно, не выходя за их границы.
2. Использовать прописные буквы нельзя, все пишется только печатными (большими) буквами.
3. Цвет чернил должен быть только черным.
4. Нельзя пользоваться для заполнения бланка шариковой ручкой. Для этого подойдут гелевые, капиллярные или перьевые.
5. При написании дат в двухклеточном окошке перед одинарным числом пишите ноль, чтобы все ячейки были заполнены. Например: 05 08 2016.
6. Для исправления ошибок нельзя использовать корректирующие средства.
7. Печати не должны попадать на текст, это помешает считыванию информации. ФСС могут отказать в возмещении средств.
8. Бланк нельзя сгибать или мять. Хоть это неудобно для больного, но если не желаете переоформлять больничный, то придется с этим смириться.

После заполнения, проверьте нет ли ошибок, убедитесь, что все необходимые данные внесены. Если обнаружили ошибку, необходимо ее исправить, переоформить больничный или выписать дубликат документа.

На обратной стороне л/н выложена инструкция и значения кодировок (можно делать отметки об ошибках), а заполняется только лицевая сторона, которая разделена на три блока:

• Первый – заполняется в медучреждении лечащим врачом и регистрационным отделом больницы (поликлиники). Проверяйте на месте правильность внесенной информации.
• Второй – оформляется работодателем или бухгалтером предприятия.
• Третий – это корешок, который заполняется медперсоналом и остается у них для ведения отчетности.

Поля, заполняемые врачом

Блок, заполняемый врачом, выделен с левого края листа вертикальной надписью — заполняется врачом медицинской организации.
Можно оформлять документ используя компьютер, печатающие устройства, писать все от руки или совмещать оба способа заполнения бланка.

Главное — не ошибаться, чтобы не переписывать документ несколько раз. Знания о заполнении л/н пригодятся и самим больным, которые смогут обнаружить ошибку на месте. Ниже приводим пошаговую инструкцию по оформлению больничного.

Шаг 1. Блок начинается с заполнения листка с самого верха, где находятся две ячейки: первичный, дубликат. В соответствующем окошке ставится галочка. Если их стоит две, то больничный испорчен, т. к. эти значения противоречат друг другу. Если галочка стоит в окошке «дубликат», то рядом пишется номер испорченного или утерянного документа.

Шаг 2. Далее находится поле, состоящее из 38 ячеек, в которых прописывается наименование и адрес медучреждения. Между словами и цифрами одно окошко оставляется пустым. Если данные не вмещаются в строки, то можно сократить слово.

Шаг 3. Основной Государственный Регистрационный Номер медицинского учреждения (ОГРН) – это нововведение, его необходимо обязательно прописывать, т.к. он служит для идентификации организации. Если выше были сокращения, то по номеру установят все недописанные данные.

Для юридических лиц ОГРН состоит из 13 чисел, для ИП — 15.Шаг 4. Следующее поле состоит из 28 ячеек, в которые вписываются фамилия, имя и отчество нетрудоспособного лица. Если данные не вмещаются, то сокращается последнее слово, вписанное до конца ячеек (ИНН и СНИЛС, прописываемые работодателем, позволят установить личность больного).

Шаг 5. Заполнение дат и кодов описано выше. На обратной стороне листа смотрите кодовые значения. Заполняя даты начала болезни и выдачи л/н, обратите внимание, что они могут быть разными.

Шаг 6. В следующем поле вносятся медицинские данные о сроке нахождения на стационарном лечении или информация о наличие инвалидности. В окошке «номер группы» цифры пишутся только арабские (1, 2, 3).

Шаг 7. При заполнении наименования учреждения или специализации врача допускается написание аббревиатуры. Например: ЦРБ, лор, ООО и т.п. Записав фамилию врача, инициалы следует писать не разделяя ячейкой, но и пропуск не будет считаться ошибкой.

Поля, заполняемые работодателем

К работодателю л/н попадает после заполнения всей необходимой информации в медучреждении. Поэтому необходимо сначала убедиться, что внесенные данные верны. В случае если работодатель примет к дальнейшему оформлению документ с ошибкой, то ФСС откажет в оплате.

Далее предоставляем пошаговую инструкцию для поля «Заполняется работодателем».

Шаг 1. Блок начинается с 29 ячеек, отведенных на название организации, где допускается использование аббревиатуры и обрыв слов при нехватке места.

Шаг 2. Обязательно вписывается регистрационный номер, выданный органами ФСС, и код подчиненности. Эти данные служат для идентификации организации.

Шаг 3. В ячейке «Основное» ставится галочка, если данное предприятие является таковым местом работы для нетрудоспособного лица, остальные поля не заполняются.

Когда у сотрудника место работы не одно, то больничный выдается для каждого.
На втором больничном галочка ставится в графу «По совместительству», а в оставшемся поле указывается номер л/н, предъявляемого по основному месту работы.

Шаг 4. Работодатель вписывает в соответствующие поля ИНН сотрудника при его наличии, а также СНИЛС.

Шаг 5. Если нетрудоспособность работника наступила в результате травмы на производстве, то ставится дата в графе «Н-1».

Шаг 6. При внесении данных о рабочем стаже заполняются все поля (обратите внимание на картинку с ошибкой – числа нужно вписывать с нолями — 08 01). Если срок работы менее месяца, то в ячейки вписываются нули – 00 00). При наличии нестрахового стажа (служба в армии, в органах МВД или пожарных частях) указываются сроки, при отсутствии такового – нули (на картинке эти ячейки пустые, что считается ошибкой).

Шаг 7. Интересная графа «Дата выхода на работу» заполняется, если договор аннулирован. Чтобы понять формулировку, поясним на примере: сотрудник должен был выйти в определенный день на работу, но по болезни не смог этого сделать. Работодатель не стал ждать и аннулировал договор. Предполагаемый день выхода указывается в данном разделе.

Шаг 8. Вносятся сведения о средней заработной плате сотрудника (не учитывая НДФЛ). Обычно, такими данными располагает бухгалтер предприятия.

Шаг 9. Больничный лист подписывают руководитель и главный бухгалтер организации, указывая свои фамилии с инициалами. При отсутствии последнего – оба поля подписывает и заполняет руководитель.

Дополнительные cведения

Дополнительные сведения относятся к определенной категории граждан. Касается это тех, кто состоит на учете по беременности или в МСЕК, а также проходящих лечение в профильных санаториях. К таким сведениям относятся данные о родственниках лиц, которые оформляют л/н для ухода за ними. Для остальных – поля остаются пустыми.

1. Особенность в оформлении больничного предусмотрена для тех, кто нигде не работает, но при этом стоит на учете в службе занятости – в соответствующую ячейку ставится галочка и поля не заполняются.
2. Данные о сроках предполагаемых родов вписываются в графе Дата 1. В эту графу пишется срок начала прохождения лечения по путевке, где далее указывается ее номер. Дата 2 предназначена для числа окончания срока лечения.
3. Сведения о родственниках несут информацию о возрасте подопечного лица, его родственная связь (код) и ФИО. Вписать можно сразу двух человек.
4. Отдельные ячейки предусмотрены для инвалидов, где вписываются данные о сроках постановки на учет, номер группы.

Популярные ошибки в больничном листе

Ошибки, допускаемые при оформлении л/н в медучреждении, предполагают замену бланка, их уже нельзя исправить. По-другому обстоят дела с подобными недочетами, допущенными при заполнении больничного в организации — их можно исправлять сколько угодно. Главное — правильно это сделать.

Ошибки медперсонала

Большую часть ошибок легко заметить сразу и переписать бланк по-новому, что делается на месте и не влечет дополнительных хождений для замены листа на дубликат. Но есть такие ошибки, которые не сразу заметишь, а переделывать больничный придется. К ним относятся следующие недочеты:

• Если срок нетрудоспособности превышает 15 дней, то больничный выдается и продлевается с согласия врачебной комиссии. Кроме данных лечащего врача, необходимы реквизиты, заверенные подписью председателя комиссии или руководителя лечебного учреждения.
• Если неправильно указан код заболевания или перепутаны даты и т.п. Любая ошибка требует замены бланка на новый.
• Отсутствие подписей или печатей.

Ошибки организации

Для работодателя допускается любое количество исправлений без ограничений в сроках. Править записи можно зачеркивая сплошной линией, или просто указывая верное написание на обратной стороне листа.

Например: подпись руководителя сделана шариковой ручкой или синим цветом. Достаточно на обратной стороне написать – считать подпись руководителя, написанной гелевой ручкой или черным цветом. Отметки об исправлениях пишутся на обратной стороне бланка и заверяются подписью бухгалтера и печатью.

Наиболее частые ошибки

Пример заполнения больничного листа

В данном образце заметили ошибки? Подписи сделаны синими чернилами и неправильно написаны цифры стажа. Будьте внимательны. Во всем остальном образец соответствует требованиям.

Скачать бланк листка нетрудоспособности

При оформлении листка нетрудоспособности нового формата нет ничего сложного, когда понятно что требуется вписывать в определенное окошко. Усвоить основные правила необходимо для тех, кто сталкивается с подобным занятием регулярно. Аккуратность и внимательность при заполнении документа уберегут от ошибок.