Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя
Секретарь-делопроизводитель
Секретарь-делопроизводитель – это человек который ведет делопроизводство компании, так же отвечает на телефонные звонки, поступающие в компанию; первый принимает посетителей.
Человек, занимающий подобную должность, должен быть помощником для руководителя, составлять и вносить коррективы в трудовой график руководителя.
В обязанности секретаря–делопроизводителя входят:
- Организация совещаний или приемов для начальника;
- Организация рабочего труда всего персонала офиса;
- Участие в организации и помощи в исполнении своих обязанностей коллегами.
В большинстве случаев эту должность занимают женщины, хотя встречаются и мужчины в данной профессии, но это бывает довольно редко.
Требования к секретарю с функциями делопроизводителя
Секретарю-делопроизводителю требуется:
- Работать с документацией компании;
- Знать основы делопроизводства;
- Знать основы архивного дела;
- Быть уверенным пользователем ПК;
- Знать и уметь пользоваться огр. техникой.
Хорошо, если человек, претендуемый на эту должность, будет иметь образование «секретарь-делопроизводитель», «секретарь-машинист».
Секретарь-делопроизводитель – это лицо фирмы, он должен производить приятное впечатление на окружающих, уметь корректно, грамотно и вежливо общаться, устранять конфликтные ситуации.
Так же немалое внимание следует уделить внешнему виду обладателя данной профессии: он должен быть опрятен, ухожен, так же, его одежда должна соответствовать дресс-коду компании.
Требования к знаниям и умениям
В случае, когда предприятие большое, и секретарю-делопроизводителю приходиться работать с немалым количеством бумаг, ему для роботы понадобиться специальные знания.
Например, ему нужно будет вести электронные базы, знать стандарты оформления документации разных видов. Знать, как правильно организовать их хранение и доступ, регистрацию, создавать их номенклатуру.
Обычно на рабочем месте секретаря делопроизводителя находятся:
- Персональный компьютер;
- Сканер;
- Принтер;
- Факс;
- Селектор;
- Мини-АТС, а также другие офисные приборы.
Работник данной профессии должен уметь пользоваться ими, также устранять мелкие неполадки, знать, как организовать ремонт серьёзных неполадок.
В зависимости от специфики фирмы, от секретаря-делопроизводителя высшее руководство может потребовать знания не только стандартных программ, но и дополнительные. Таких как CRM-системы, электронные таблицы.
Элементарные знания
Если обратить внимание на элементарный перечень знаний, которым должен владеть секретарь-делопроизводитель, то это владение стандартными офисными программами. А так же умение пользоваться компьютером и орг. техникой.
Для обзора профессии секретаря-делопроизводителя предлагаем посмотреть следующую видеоинструкцию:
