Личная карточка работника
При приеме в штат нового сотрудника, специалист отдела, отвечающего за учет кадрового состава, обязан в соответствии с распорядительным документом о его зачислении оформить личную карточку, имеющую унифицированную форму Т2. Эта форма является документом, в котором регистрируются и хранятся личные данные персонала предприятия. Информация в форму Т2 вносится из документов, содержащих персональные сведения, а также со слов сотрудника, на которого она заполняется. Достоверность всех данных, зафиксированных в карточке, работник должен завизировать своей подписью, которая проставляется в конце 2-го раздела.
Документы, которые понадобятся при заполнении
Документы, являющиеся основанием для внесения данных в личную карточку:
- документ, подтверждающий личность;
- документ о трудовом стаже;
- документ, выданный военным комиссариатом для лиц, имеющих военную обязанность;
- документ об образовании;
- СНИЛС;
- ИНН;
- распорядительный документ о приеме в штат.
Правила заполнения личной карточки работника
Для заполнения личной карточки работника необходимо обладать соответствующими знаниями в области документооборота и придерживаться установленных норм и правил. Для сотрудников с большим трудовым стажем это не составляет никакого труда.
Бланк (форма Т-2)
Чтобы корректно заполнить форму Т2 необходимо соблюдать следующие правила:
- Наименование предприятия фиксируется в карточке так же, как и прописано в уставных документах.
- Табельный номер сотрудника должен состоять не более чем из 6 цифр. Он не изменяется на протяжении всего времени работы.
- ИНН и СНИЛС переписываются со свидетельств, выданных соответствующими государственными органами. С 2015 года наличие ИНН у работника является обязательным.
- В ячейке «Алфавит» проставляется первая буква фамилии сотрудника.
- Характер работы должен быть идентичен положениям, содержащимся в трудовом договоре относительно этой позиции, и может иметь 2 значения: «постоянно», «временно».
- Информация о виде работы должна быть зарегистрирована по распорядительному документу о зачислении работника в штат и может иметь значения: «основная», «по совместительству».
- Пол сотрудника указывается одной заглавной буквой.
- ФИО вносится на основании документа, подтверждающего личность, не допускается сокращений.
- Число и год рождения вносятся цифрами, а месяц – прописью в текстовой ячейке, в ячейке кода дата полностью указывается цифрами.
- Длина текста в строке «место рождения» не должна состоять более чем из 100 символов. Территориальные единицы прописываются в соответствии с общепринятыми сокращениями.
- Код места проживания заполняется по классификатору разделения территорий на администрирование.
- Гражданство заполняется по классификатору о населении.
- Языки, которые знает работник, вносятся полностью без сокращений. В ячейке кодировки проставляются 2 кода – код языка и код степени владения им.
- Образование вносится из классификатора специальностей. При внесении информации об учебном заведении допускаются сокращения, не изменяющие смысл названия.
- Данные о квалификации работника заполняются на основании документа об окончании учебного заведения. Присвоенная степень проставляется только для работников с высшим образованием.
- Запись о профессии проставляется полностью согласно штатному расписанию. Код берется из ОКПДТР.
- Информация о стаже заносится из трудовой книжки.
- Данные о семейном положении вносятся из паспорта. Код проставляется согласно классификатору.
- Состав семьи должен содержать сведения о близких родственниках, а также степени их родства.
- Информация о паспортных данных переносится из документа в строгом соответствии.
- Адрес места регистрации и места проживания вносятся по правилам, установленным для записи о месте рождения.
- Раздел о воинском учете подлежит заполнению только в отношении сотрудников, имеющих военную обязанность в силу закона.
- Третий раздел личной карточки дополняется на протяжении всего времени нахождения сотрудника в штате организации. Первоначально вносится запись о приеме. Затем по мере возникновения событий вносятся дополнительные сведения о нахождении в отпусках, прохождении аттестаций, поощрениях, переводах и пр.
Образец (форма Т-2)
При верном внесении всех необходимых данных, образец формы Т-2 будет иметь следующий вид:
Скачать образец (форма Т-2).rtf
Также необходимо учесть, что для внесения исправлений в личную карточку следует придерживаться четких инструкций. При смене фамилии, имени или отчества допускается полная замена карточки с сохранением предыдущей редакции для отслеживания истории изменений. При смене работником адреса места проживания или гражданства допускается внесение исправлений зачеркиванием.
Если у вас возникли вопросы при заполнении формы Т2, вы можете обратиться за онлайн-консультацией к нашим юристам.
