Оставить жалобу Задать вопрос юристу Калькулятор ОСАГО Автокредит онлайн Карта камер ГИБДД Контакты

Как правильно прошивать документы

Подготовка документов. Рекомендации по сшиванию документов. Инструкция по сшиву документов. Как правильно заверить прошитые документы?

Зачем нужно сшивать документы?

Основы делопроизводства формируют представление о том, как прошивать документы. Однако, в них не сказано обо всех случаях, когда это строго необходимо. Законодательство и внутренние регламенты организаций выстраивают свой порядок и вводят свою дисциплину в документооборот, определяя последовательность и условия сшивания различного рода важных документов.Некоторая документация требует особого подхода, конечный ее пользователь или проверяющий орган должен быть уверен в целостности всех страниц документа. Удобно, когда пронумерованы страницы и документ не рассыпается в руках. Если скрепки обычного офисного степлера – не преграда для незаметной подмены одного-двух листов в документе, то следы от иглы по всей кромке листа ничем не прикроешь, да и процесс такой подмены достаточно длительный. Чтобы защитить важную документацию от таких манипуляций, введена процедура ее сшивания.Нормативные акты обычно обязывают сшивать документацию, составленную из двух и более страниц, например, налоговую отчетность или некоторые нотариальные документы. Такая необходимость имеет определенные плюсы не только для государства:
  1. сшитые документы легче хранить;
  2. объединенные страницы дают сосредоточиться на содержании в документе, а не на поддержании его в собранном состоянии;
  3. скрепленные друг с другом страницы занимают меньше места в архиве.

Рекомендация по сшиванию документов

Государственный Стандарт устанавливает следующие требования к оформлению дел:

  • листы подлежат сквозной нумерации;
  • должна составляться опись документов в деле;
  • отдельные документы, включающие в себя две и более страницы, подлежат подшивке;
  • составление заверительной надписи.

Сквозная нумерация каждого листа в документах, подлежащих длительному хранению, сдаче в архив или в проверяющие органы, нужна для фиксации последовательности листов документа. Только внутренняя опись и заверительная надпись не подлежат такой нумерации.

Обложка включает следующие сведения:

  1. название организации и ее структурного подразделения;
  2. индекс дела;
  3. № дела и его заглавие;
  4. аннотация к особо ценным страницам дела;
  5. дата дела;
  6. количество листов;
  7. срок обязательного хранения дела;
  8. архивный шифр всего дела.

ГОСТ рекомендует прошивать документы в четыре прокола и использовать твердую обложку. Нестандартные документы (без должных полей или личные документы) подшиваются с соблюдением их общей целостности или дополнительных манипуляций. Нить необходимо пропустить через указанные отверстия особым образом, чтобы два ее конца были связаны вместе у второго снизу отверстия с тыльной стороны документа.

Наиболее полную информацию о деле или о документе дает его лист-заверитель. Этот лист позволяет получить представление об изменениях уже после подшивки.

Подшивка документов исключена в случаях, когда этот процесс может исказить информацию, содержащуюся на его страницах.

Подготовка документов

Перед подшивкой документов требуется сделать следующее:

  • взять твердую обложку;
  • убрать любые предметы, которые могут помешать процессу (скрепки, булавки, скобы);
  • пронумеровать все страницы документа (как правило, арабскими цифрами, реже – римскими);
  • выровнять стопку бумаги;
  • просверлить, или иным образом сделать четыре отверстия на левой стороне документа, на расстоянии не менее трех сантиметров друг от друга.

Инструкция по сшиву документов

Для начала, подготовьте весь необходимый инструмент и сами бумаги. В зависимости от способа подшивки могут понадобиться следующие инструменты:

  • специальный брошюратор;
  • дырокол;
  • нитки суровые;
  • канцелярский клей;
  • печать организации;
  • листок для стикера под заверительную печать.

После подготовки инструмента, плотно собранный в стопку документ можно просверлить или проткнуть шилом (в зависимости от количества страниц) в трёх — пяти местах, зажав его в руках или в специальных струбцинах. Через проделанные отверстия продеваются суровые нитки (желательно дважды). Концы нити нужно оставить с тыльной стороны документа в непосредственной близости друг от друга и связать, оставив свободными несколько сантиметров от каждой нити.

После шнуровки документа следует наклеить небольшой стикер на связанные концы нити с тыльной стороны подшивки. Последний этап подшивки – проставление заверительной надписи.

Как правильно заверить прошитые документы?

Для заверения документов необходимо подтвердить, когда и кем они были прошиты, а также указать количество страниц. Для этого необходимо заполнить стикер размером 4х6 см. На этом небольшом листочке должна быть следующая информация:

  1. слова «Прошнуровано и пронумеровано»;
  2. данные о лице, заверяющем подшивку;
  3. количество листов документа;
  4. отметка о скреплении заверительной надписи печатью (если используется печать).

Добавить комментарий