Журнал регистрации приказов по личному составу
Для того чтобы вести отчетность на предприятиях используют множество бумаг и файлов, одним из них считается журнал регистрации приказов по личному составу.
В журнал заносят следующие данные:
- О приеме на работу сотрудников;
- Переводах;
- Увольнениях.
Они являются очень необходимыми в нормальной жизнедеятельности каждой организации, так как именно по нему бухгалтерия рассчитывает заработную пату для каждого сотрудника, а также премии и другие поощрения в денежной форме. Давайте разберемся, как правильно вести данные документ и какие особенности стоит при этом учесть.
Журнал регистрации приказов по личному составу
Если вы когда-либо брали кредит, вы наверняка знаете, что банки просят предоставить им множество документов, один из которых – заявление о приеме на работу. Так, в данном документе вы сможете найти все приказы которые были вынесены и касались сотрудников данной организации. Имеет он большую силу при каких-либо спорах или даже судебных разбирательствах, так как являются своеобразным гарантом и подтверждением всех действий.
Так, в этом документ должны отображаться моменты, которые касаются работы персонала – это могут быть документы:
- О внутреннем переводе;
- О внешнем переводе;
- Кроме этого отдельно фиксируется движение работников из фирмы и в нее.
Именно по этой причине ведение данного журнала является важной обязанностью внутри жизни каждой фирмы.
Все дело в том, что все эти документы характеризуют деятельность субъектов, а потому гарантируют им выполнение их прав и обязанностей. Причем, абсолютно неважно, являются и ваши работники гражданами РФ или других стран, данный закон остается действенным для всех организаций.
Работа является товаром, который можно купить, но вот ее собственники – люди, а потому требуют отдельного отношения и оформления к себе.
На практике, разграничение бумаг поможет не только вам вести правильную документацию, но и в случае проверки или судебного разбирательства быстро предоставить нужные справки и тем самым уйти от проблем.
Также, стоит знать, что все приказы после которых субъект может не присутствовать на работе требуют отдельного ведения, так это могут быть документы:
- Об отпуске;
- Отгуле;
- Больничном.
Данный документ помогает отследить, как и куда движется рабочая сила. Поймите, что журнал может понадобиться вам не только при спорах и разбирательствах, также его часто используют для анализа работы сотрудников и реорганизации какого-либо процесса.
Важно знать, что при переводе, несмотря на то, что сотрудник продолжает свою деятельность, его поток будет считаться внешним, потому как в документах это будет оформлено как увольнение и принятие на работу в новом месте.
Для чего нужен журнал регистрации приказов по личному составу?
Журнал регистрации приказов по личному составу необходим для того чтобы узаконить действия на предприятиях. Но, в организации все обстоит немного иначе, ведь помимо оформления основных документов они должны быть зарегистрированы в специальном журнале.
Для этого необходимо:
- Дать документу номер;
- Вписать данный номер в журнал регистрации приказов.
Кроме этого, данный документ также помогает в случаях, когда обманщики пытаются изменить документ оформив его предыдущим числом. Для того чтобы он выполнял свои функции и играл важную роль, его нужно пронумеровать и прошить. Именно в этом случае, он будет надежно защищен он подделки и изменений.
Приказы по личному составу — что это и какие приказы регистрируются?
В журнале должны быть прописаны не все документы, а лишь те, которые относятся к личному составу сотрудников. По закону, это могут быть:
- Приказ о взятии на место работы – совершенно не имеет значения какой вид договора заключается, для сотрудника это может быть основная работа или же по совместительству. Кроме этого тут фиксируется, и работа с неполным рабочим днем, и с вахтовым методом.
- Приказ о перемещении сотрудника в другую должность – тут может иметь место не только документ о переводе, но и приказ о повышении в должности, и даже уведомление об изменении заработной платы сотрудника.
- Приказ о поощрении сотрудников – это может быть премия, полученная за заслуги перед фирмой или по какой-либо другой причине. Кроме этого сюда могут относиться любые деньги, которые достались сотруднику сверх его заработной платы.
- Приказ об увольнении сотрудника – тут должны быть зафиксированы любые приказы, которые будут обозначать прекращение с сотрудником любой трудовой деятельности. В независимости от того будет и это его собственное желание или увольнение по статье.
- Приказ о длительной командировке, которая может быть заграницей, или же связана с уходом за ребенком. Кроме этого отдельным пунктом стоит отметить работу, связанную с рисками вредных действий на объекта.
Кроме выше перечисленных пунктов, отдельной графой должны идти какие-либо кадровые распоряжение с высоким уровнем срока годности. Так, будут иметь место:
- Документ об оплачиваемом отпуске;
- Документ о каких-либо недолгих командировках;
- Документ об взысканиях или штрафах;
- Постановление о праздниках других выходных днях.
Так, эти документ могут возникать ежедневно и должны быть упорядочены согласно букве закона. После, в случае проверки или каких-либо разбирательств, данный журнал станет отличным доказательством правдивости действий. Именно данный журнал помогает сотрудникам систематизировать полученную ими информацию и сохранить предприятие от мошенничества.
Заполнение журнала регистрации приказов по личному составу
В законодательстве нет четкой структуры о оформлению бланков и журнала регистрации. Именно поэтому, организации сами выбирают как им будет удобнее вести данные записи.
Но, на практике, она должна одержать следующие данный для нормального функционирования:
- Номер издаваемого документа;
- Дата того же документа;
- Номер, который будет присвоен приказу;
- Какой именно документ был издан – это может быть приказ о приеме на работу, об отпуске, переводе, увольнения и т.д.
- Данные о сотруднике, которого касается данный приказ;
- Документы или закон на основе которого был вынесен данный документ;
- Подпись сотрудника, чьи данные были внесены о том, что он ознакомлен с данным документом;
- Данные о сотруднике кто составлял документ и вноси о нем данные в журнал регистрации приказов;
- Подпись кадрового работника о том, что в документах не допущено ошибку;
- Какие-либо дополнительные сведения, если они необходимы.
На больших предприятиях, где документация составляет огромную часть деятельности, разбирают журналы в соответствии с видом документов. Так, у данных организаций, существуют свои законы по поводу того какой вид документа должен быть учтен.Это могут быть отдельные журналы по командировкам, больничным листам и т.д.
Если же на производстве используют один журнал, для того чтобы не запутаться в информации используют собственные индексы в зависимости от документа:
- Для личного состава он будет ЛС;
- Для больничного –Б;
- Для отпуска – О;
- Если же дело касается командировки, то – КМ.
Так, данные могут быть помечены или в листах регистрации или же на самом журнале.
Кто должен вести журнал?
Журнал является достаточно кропотливым и ответственны занятием, а потому для его ведения достаточно часто нанимают специальных людей, которые будут отвечать за него. Так, данный сотрудник, может быть назначен:
- Как обычного работника, предоставив в его распоряжение данный документ;
- Как особого специалиста по делопроизводству, тем самым возлагая те же самые функции, лишь меняя название его должности.
Важно знать, что журнал должен вестись каждый день, а потому если данный кадровый работник уходит в отпуск или берет больничный, то ведение журнала не должно быть приостановлено. В таком случае, должен быть назначен другой сотрудник для того, чтобы продолжить данную работу.
Когда заполняется журнал регистрации приказов?
Согласно закону, данный журнал должен формироваться с первого дня работы предприятия, так как в нем должны быть зафиксированы абсолютно все документы фирмы.
Так как в законодательстве Российской Федерации нет четко предусмотренных законов по поводу оформления данного журнала, то все особенности должны быть решены на фирме, лучше всего будет создать нормативный документ, который предупредит в будущем ошибки или неточности. Так, например, многие фирмы, в первые дни своей работы создают специальные документы «О ведении делопроизводства», тем самым регламентируя все дальнейшие вопросы со стороны сотрудников.
Если же вы не хотите мучиться и составлять свои приказы, а в последующем печатать свои журналы, вы всегда сможете купить уже готовый вариант журнала регистрации приказов. Так, найти его можно в интернете или же в книжном магазине.
Так, данные формы были разработаны кадровиками, и теперь успешно используются организациями по всей стране. Кроме того, существует их несколько типов, и зависеть будут только от вашего желания. В магазинах вам могут предложить:
- Прошитый журнал;
- Пронумерованный;
- Опломбированный документ;
В интернете вы можете просмотреть все варианты, и если вас что-то не будет устраивать сделать свой на их основе.
Единственным условием, которое является обязательны это заполнение этого журнала с первого дня работы данной организации.
Требования к оформлению
Несмотря на вольную форму, журнал должен иметь твердую обложку и четко установленную форму. На самой обложке должно быть имя организации и ее индекс.
Второй лист является титульным, по правилам, он должен содержать:
- Имя фирмы – не стоит указывать тут какие-либо реквизиты или дополнительные данные;
- Название самого документа;
- Дата срока годности журнала, а точнее когда его начали вести и закончили;
На следующей странице необходимо четко выписать сотрудников, которые могут вести журнал, она должна содержать следующие данные:
- Должность сотрудника;
- ФИО;
- Личная подпись работника;
- Срок, за который лицо должно вести данный документ;
- Реквизиты документа о назначении данного сотрудника на эту должность.
Начиная с первой страницы, все последующие должны иметь четкую нумерацию, для того чтобы отследить целостность документа. После этого, журнал необходимо опломбировать и сшить. На пломбе должна содержаться информация по поводу количества листов в данной книге. Все это должно быть закреплено подписью и печать начальника организации.
На последнем листе документа должна быть отмечена точная дата, когда записи были окончены, а также информация о том, почему и кем был закрыт данный журнал.
Электронная форма журнала
Кроме бумажного вида, данный документ можно вести и в электронном варианте. Следует помнить, что второй случай является более опасным, потому как может быть отредактирован. В таком случае, если использовать электронный вариант необходимо поставить на него специальную защиту, для того чтобы избежать каких-либо исправлений со стороны. Все правила, которые были использованы и описаны ранее, автоматически перебрасываются и используются для электронного варианта.
Сделать это можно с помощью двух программ:
- 1С – программа в которую будут автоматически загружаться все документы, оформленные в ней;
- MS Excel– создается вручную и служит для внутреннего использования.
Журнал регистрации приказов по личному составу — образец
Образец журнала регистрации приказов по личному составу вы можете скачать по следующей ССЫЛКЕ.