Заполнение приходного кассового ордера

Несмотря на то, что Федеральный закон «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ разрешает использование разработанных самостоятельно документов, есть виды форм, которые до сих пор остаются унифицированными. К унифицированным формам относится и приходный кассовый ордер. Однако мало соблюдать его форму, важно – правильно его заполнять, чтобы обеспечить достоверность кассовой операции. Об этом в данной статье мы и поговорим.

Форма КО-1 — Приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер служит для оформления приема наличных средств в кассу. Его форма утверждена еще в 1998 году Госкомстатом РФ в Постановлении №88 от 18.08.98, а применение ее началось с 1999 года.

Несмотря на вступление в 2013 г. в силу закона № 402-ФЗ О бухгалтерском учете, приходный кассовый ордер нельзя дополнять новыми реквизитами или, наоборот, удалять из него что-либо. Дело в том, что этот кассовый документ не предназначен для бухгалтерского учета, поскольку входит в понятие кассового учета, регулирующего оборот денежных средств в кассе предприятия. Кроме того, обязанность по использованию именно формы КО-1 для оформления приема наличных средств установлена Банком России  в его Указании №3210-У от 11.03.14 О порядке ведения кассовых операций.

В общем виде приходный кассовый ордер включает в себя две части:

  • Саму форму приходного кассового ордера;
  • Отрывную квитанцию к нему, которая передается лицу, вносившему наличные деньги в кассу предприятия.

Обязательными к заполнению признаются обе эти части. Но в каких случаях они должны заполняться?

Для чего нужен приходный кассовый ордер?

У юридических лиц приходным кассовым ордером оформляется прием в кассу наличных средств.

Почему только у юридических лиц? Дело в том, что Банком России в его Указании №3210-У разрешено индивидуальным предпринимателям самим решать вопрос о применении утвержденных им кассовых документов, но только если ими ведется учет доходов и расходов, а также других обязательных объектов, с учетом налогового законодательства. Иначе обязанность по применению кассовых унифицированных форм на предпринимателей ложится точно такая же, как и на юридических лиц.

Приходный кассовый ордер составляется при поступлении в кассу наличных средств:

  • При возврате остатка суммы, выданной под отчет;
  • В случае возврата ошибочно выданной излишней суммы зарплаты;
  • При сдаче выручки на основании контрольно-кассовой ленты, бланков строгой отчетности и иных документов;
  • При поступлении платежа от конкретного покупателя за товары или работы;
  • При снятии денег с расчетного счета, и т.д.

Иными словами, прием наличных средств в кассу посредством приходного кассового ордера оформляется по любым основаниям. Но при этом требования к заполнению самого документа независимо от основания поступления денег остаются неизменными для любого случая.