Заполнение путевого листа
Что такое путевой лист?
Данный документ является официальным, однако, наравне с утвержденным законодателем бланком, используется и произвольный, утвержденный непосредственно организацией, которая его использует. Нарушения в данном случае не будет.
На примере это выглядит следующим образом:
У компании ООО «Луч» имеется служебный автомобиль, которым управляет водитель, являющийся работником организации.
Цель использования данного автомобиля:
- Служебные поездки сотрудников компании;
- Доставка деловой переписки и иных документов в служебных целях.
Данный автомобиль обязательно стоит на балансе учреждения.
Ежегодно на него производятся определенные затраты, такие как:
- Обязательное страхование;
- Технический осмотр;
- Ремонт;
- Расходные материалы;
- Затраты горюче-смазочных материалов.
Данные суммы относятся к прямым затратам организации, и, как правило, не могут быть учтены в суммах прибыли, а соответственно, не подлежат налогообложению.
Для того, чтобы вести правильный учет использования данного автомобиля (избежать целей личного использования), а также затраты необходимые для его содержания, должны быть оформлены надлежащим образом подтверждающие документы.
Также данный документ должен быть предъявлен сотрудникам госавтоинспекции при остановке транспортного средства. Он подтвердит, что автомобиль на законных основаниях совершает свой маршрут, а также то, что им управляет надлежащее лицо.
В случае с грузовыми автомобилями, в путевом листе указывается также вид груза, который перевозит водитель, что наряду с накладной ведомостью будет подтверждать законность совершаемого рейса.
Обязательные документы
Помимо путевого листа, существует перечень обязательных документов, которые должен иметь при себе водитель служебного автомобиля.
Данный перечень совпадает с перечнем документов, которые обязан иметь при себе водитель любого автомобиля (в том числе личного).
К этому обязательному пакету относится:
- Документ, удостоверяющий право водителя на управление транспортными средствами;
- Бланк страховки;
- Свидетельство о регистрации ТС.
В принципе, являясь участником дорожного движения, водитель служебного автомобиля является носителем тех же прав и обязанностей, что и любой другой автолюбитель.
Однако, при остановке сотрудниками ГИБДД такого транспортного средства пакет документов, обязательных к предъявлению немного расширится, в том числе в связи с предъявлением путевого листа.
Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля
Образец заполнения путевого листа вы можете скачать по следующей ССЫЛКЕ.
Как уже ранее было замечено, при заполнении путевого листа указывается информация о его маршруте, пройденном пути и количестве затраченного ГСМ.
Данными расчетами занимается экономический отдел организации, имеющей на своем балансе автомобиль. Бланк путевого листа можно взять уже утвержденный, можно разработать самостоятельно, главное, чтобы он отражал необходимую информацию.
Выезд легкового автомобиля из гаража
Если, выезжая на дорогу на своем личном автомобиле, водитель берет на себя полную ответственность за техническое состояние автомобиля, а также за свое собственное состояние здоровья, то в случае со служебным автомобилем дело обстоит сложнее.
В данном случае снова поможет путевой лист, в котором делаются отметки автомеханика и медицинского сотрудника. Как же должны быть оформлены отношения между юридическим лицом и лицами, отвечающими за достоверность данной информации? Данный вопрос является постоянным предметом споров.
Предрейсовый осмотр легкового автомобиля
Как было отмечено в предыдущем пункте, — при выезде автомобиля из гаража, должна быть гарантия того, что он находится в исправном состоянии, а состояние здоровья водителя позволяет ему управлять данным транспортным средством.
За эту информацию отвечают:
- Автомеханик, который обязательно ежедневно осматривает транспортное средство;
- Медицинский сотрудник, который осматривает водителя, причем не только в момент выезда из гаража, но и в момент возвращения.
Какие отношения могут связывать этих сотрудников с работодателем?
Возможны три варианта:
- Могут существовать трудовые отношения, то есть и медик, и механик будут являться штатными единицами данного юридического лица;
- Их могут связывать отношения гражданско–правового характера. Во этом случае между конкретной организацией и данными лицами заключается договор подряда, либо договор на оказание услуг;
- Существует также третья модель поведения. В данной ситуации, договор заключается между юридическим лицом и специализированной организацией, которая имеет в своем штате необходимых работников.
Отправление с КПП
При отправлении любого служебного автомобиля, вне зависимости легковой он или грузовой, механик делает отметки в путевом листе.
Данная информация по возвращению автомобиля в конце рабочего дня позволит сделать необходимые расчеты.
Сведения о движении легкового автомобиля на линии
Возвращение легкового автомобиля в гараж
При выезде автомобиля из гаража, медик и механик делают соответствующие отметки.
При возвращении данного автомобиля после рабочей смены данными лицами также делаются отметки в путевом листе:
- Медицинский работник оценивает общее состояние здоровья водителя, к примеру, не находится ли он в состоянии алкогольного или наркотического опьянения;
- Механик оценивает техническое состояние транспортного средства, делает соответствующие отметки о километраже, который был пройден автомобилем за одну рабочую смену, а также о количестве ГСМ, которое было в данную смену затрачено.
Выводы
Итак, рассмотрев вопросы, касающиеся нюансов правильного заполнения и оформления путевого листа, можно сделать следующие выводы:
- Путевой лист обязателен к заполнению юридическими лицами, выпускающим на линию служебное транспортное средство;
- Данный документ является специфическим учетным документом как для бухгалтерии предприятия, так и для самого водителя.
В случае возникновения необходимости заполнения и принятия к учету данного документа, — сложностей возникнуть не должно, поскольку графы для заполнения предельно ясны. Помимо этого, законодатель дал свободу действий в плане разработки бланка данного документа.
