Как правильно заполнять трудовую книжку

Заполнение трудовой книжки

Среди личных документов каждого гражданина немаловажное место занимает трудовая книжка. Для чего же она необходима?

Без данного документа невозможна официальная трудовая деятельность трудящегося, а также назначение и выплата пенсионных пособий после окончания этой деятельности. Для того, чтобы не возникло проблем в данных вопросах, необходимо четко фиксировать место, должностную принадлежность и срок трудовой деятельности.

Для учета данной информации существует такой официальный документ, как трудовая книжка. Он должен быть утвержденного образца и заполнен надлежащим образом. Для того, чтобы избежать проблем в будущем, необходимо отслеживать заполнение данного документа уже сейчас.

Что же нужно знать об этом личном документе каждого работающего гражданина? — Существенные особенности и требования.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – это официальный документ работающего гражданина. В данный документ вносятся все личные данные, касающиеся трудовой сферы лица (место работы, должность, движения по службе, периоды работы, данные о заслугах).

Этот документ просто необходим любому трудящемуся. Он заводится в самом начале его трудовой деятельности, и сопровождает человека всю его жизнь.

Данная книжка переходит вместе с работником от одного работодателя к другому, и содержит все личные данные, касающиеся его профессиональной деятельности.

Требования законодательства к трудовой книжке и к правилам ее заполнения

Обязательные необходимые нормы к заполнению данного документа содержатся в актах законодателя, и обязательны к исполнению всеми, без исключения.

Также законодателем закреплены требования к хранению данного вида документов.

Эти документы хранятся у работодателя, соответственно на него возложена обязанность по их хранению. Для этого в организации должно быть организовано специально отведенное место, без права доступа третьих лиц.

Как правило, для хранения выделяют металлический сейф. За ненадлежащее хранение этих документов на организацию может быть возложено наказание в виде штрафа. Недопустима порча, утеря или удержание трудовой книжки.

В случае, если данный документ заканчивается, и места для записей больше не остается, в трудовую книжку делается специальный вкладыш установленного образца.

Записи продолжают делать уже во вкладыше, в соответствии с начатой нумерацией. Вкладыш является неотъемлемой частью трудовой книжки, в качестве самостоятельного документа он не признается и не используется.

Как правильно заполнить трудовую книжку?

Заполнять данный документ необходимо с первой страницы, не допуская пропусков и пустых граф.

Итак, какие же отметки должны быть сделаны уже в самом начале данного документа?

Среди них основными являются следующие:

Персональные личные данные работающего в соответствии с его основным документом гражданина Российской Федерации;
Данные о рождении лица, ограничивается указанием даты;
Данные о полученном лицом образования. Эта информация вносится в соответствии с представленным документом об образовании. Если в процессе трудовой деятельности трудящийся получает дополнительное образование, запись об этом также вносится на этот же лист без зачеркиваний и исправлений;
Следующая графа предназначена для указания сведений о должности, на которую принимается данное лицо. Эта конкретная должность указывается в именительном падеже. Применительно только при заведении трудовой книжки, то есть указывается должность с первого места работы;
Дата, когда впервые был заполнен данный документ, ограничена законодателем периодом в пять дней с момента приема сотрудника на работу;
Титульный лист обязательно подписывается работником, подпись расшифровывается;
Ставиться печать организации.

Далее за первой страницей следует разворот документа. На данном развороте делается запись о приеме сотрудника на работу.

При этом необходимо знать, что:

Все даты записываются исключительно арабскими цифрами. Даты указываются полностью, без сокращений. Недопустимо, например, прописать 09.05.2002 год, как 9.5.02. Это приведет к ошибке в заполнении официального документа;
Записи выполняются чернилами, цвет чернил в данном случае допускается и черный, и синий. Но ни в коем случае не цветной;
Каждой записи присваивается индивидуальный порядковый номер. Он будет следующим за тем, который стоит перед ним;
Недопустимы сокращения в наименовании учреждения при внесении в трудовую книжку, то есть, если это общество с ограниченной ответственностью, при указании его наименовании использовать аббревиатуру ООО запрещено.

Итак, запись о приеме на работу. Основные требования к её внесению таковы:

При произведении данной записи ставится печать или штамп организации, полное наименование, если есть сокращенное, то и оно тоже;
В первой графе ставится порядковый номер записи (исходя из предыдущей);
Во второй графе – дата приема сотрудника на работу;
В третьей графе делается указание на то, куда и в какой должности принимается сотрудник;
Четвертая графа – правовое основание для приема на работу, как правило, это приказ. Указываются его реквизиты, дата, номер.

Кто должен заполнять трудовую книжку?

Как правило, в любом учреждении нормативно закрепляются лица, отвечающие за те или иные обязанности. Не составляет исключения и ведение официальной документации.

Поскольку требования к ведению и хранению трудовых книжек установлены законодательно, значит необходим локальный нормативный акт, который данные требования и ответственность закрепит за соответствующим лицом в учреждении.

Как правило, под данными локальными актами организации понимается приказ или соответствующее распоряжение.

Данным документом назначается сотрудник, который будет отвечать не только за ведение, но и за хранение данных документов. Также данная информация вносится в должностную инструкцию соответствующего лица.

Как правило, в штатном расписании учреждения предусмотрены такие должности как инспектор по кадрам или менеджер по персоналу. Данные лица отвечают за ведение кадрового учета и обеспечение ведения документации в данной отрасли. Они и отвечают за заполнение данного вида документов.

Однако, бывают случаи, когда данные должности отсутствуют в штатном расписании (как правило, в малочисленных организациях), ответственность за ведение данного вида документов возлагается на любое другое должностное лицо. Не являются редкостью ситуации, когда ведутся трудовые книжки самим руководителем или его заместителем.

ИП и трудовая книжка

Некоторые работодатели недобросовестно ведут учет работников, уклонение от этой обязанности происходит с целью уклонения от уплаты страховых взносов и налогов на работника.

В этих случаях работодатель может не сделать запись в трудовую книжку. Зачастую в такую категорию работодателей попадают индивидуальные предприниматели.

Данные нарушения могут произойти также в силу заблуждения, что индивидуальный предприниматель не является работодателем и освобожден от ведения трудовых книжек.

Не смотря на то, что мотивы уклонения данных лиц вполне понятны (расходы на социальное обеспечение работников составляют значительную часть расходов работодателя), отстаивать свои права в этих отношениях просто необходимо.

Поскольку возникшая в данном случае ситуация будет достаточно выгодна для работодателя, однако, крайне невыгодна для работника.

Работники должны понимать, что наряду с организациями, индивидуальные предприниматели также являются работодателями, и обязаны вести кадровый учет своих сотрудников, в том числе заполнять на них трудовые книжки. А также то, что законодателем защищены данные права каждого сотрудника, нарушение их недопустимо и наказуемо.

Нужна ли трудовая книжка предпринимателю?

Если в случае с оформлением работников индивидуального предпринимателя ситуация прояснилась, то что же делать с самим индивидуальным предпринимателем. По-другому складывается ситуация и в этом случае. Должен ли данный предприниматель совершать запись о своей деятельности в своей трудовой книжке?

Законодательно установлены определенные основания для того, чтобы запись в трудовой книжке появилась у соответствующего лица. В качестве данного основания предусмотрен договор, а именно трудовой договор.

Данный вид договора, как и любой другой, является двусторонним. Это его основное условие. В случае с индивидуальным предпринимателем, заключить трудовой договор сам с собой он не может, поскольку невозможно выступать одновременно обеими сторонами любого договора.

Соответственно правовых оснований для признания данного лица работником нет. Запись в трудовую книжку сделать невозможно, поскольку основание просто на просто отсутствует.

Можно ли заполнить трудовую, работая на индивидуального предпринимателя?

Ситуация описанная выше не касается работников индивидуального предпринимателя. Как уже ранее было установлено, данное лицо относится к разряду работодателей, обязанности за ведения трудовых книжек с него никто не снимал.

Также, как и другие работодатели, предприниматель обязан заполнять данного вида документы, хранить их в установленном порядке, а также вести все необходимые отчисления за работника.

Как и у любого другого работодателя, за работником сохраняются права и гарантии, в том числе на оформление больничных листов и очередных отпусков, не смотря на то, что многие работодатели, являясь индивидуальными предпринимателями, уклоняются от исполнения данной обязанности.

Поэтому отвечая на поставленный вопрос, трудовую книжку не только можно, но и нужно заполнять. Работающий должен отследить, чтоб его документ был надлежащим образом заполнен, поскольку это в интересах его самого.

Естественно, не стоит заполнять документ самостоятельно, данного права у работника нет (исключение составляют работники, которые локальным актом назначены ответственными за совершение данных действий).

Заполнение дубликата трудовой

Утеря документов не является редкостью, к сожалению. Та же ситуация может возникнуть с трудовой книжкой. Итак, что же делать, если данный документ безвозвратно утерян или испорчен. Что делать в этом случае? Неужели годы трудового стажа останутся утерянными.

На данный случай законодатель предусмотрел такой документ, как дубликат трудовой книжки. Итак, какой алгоритм действий в данном случае? С чего начинать, и к кому обращаться?

Утерявшему свой личный документ, необходимо восстановить в памяти весь свой трудовой стаж и обратиться к каждому бывшему работодателю, написав заявление установленного образца.

Проблемы с восстановлением информации возникнуть не должно, поскольку срок на хранение таких данных предусмотрен законодателем достаточно большой. Отказать во внесении записи организация не имеет права.

По заявлению, написанному работником, работодатель вносит записи в дубликат трудовой книжки. В данном случае конкретизация по каждому периоду работы делается у одного работодателя.

Вносится запись о наименовании организации-работодателе, должности и общему сроку трудовой деятельности работника. Данный документ имеет официальное значение, наряду с трудовой книжкой на всей территории Российской Федерации.

Однако, необходимо помнить, что в том случае, если после выдачи дубликата, будет найден оригинал основного документа, он уже не будет действительным, то есть никаких правовых оснований по нему возникнуть не может.

Законодателем запрещено иметь более одного документа данного вида на одного человека, в случае, если появится второй документ, он будет признан недействительным, трудовой стаж по нему засчитан быть не может.

Ошибки при заполнении

От ошибок не застрахован никто, поскольку документы заполняются живыми людьми. Поэтому ошибки могут быть допущены и при заполнении данного вида документов.

Ошибки могут быть допущены в указании:

Личных данных работника (его фамилии, имени, отчестве);
Данных о его образовании;
Непосредственно в данных о его трудовой деятельности.

Главное в данном случае знать процедуру исправления несоответствующих данных, чего ни в коем случае самостоятельно делать нельзя, это может только усугубить ситуацию.

Исправления в трудовой книжке

Итак, что делать и к кому обращаться, если выявлены эти ошибки?

Они могут быть выявлены кадровой службой, либо непосредственно работником самостоятельно.

Итак, какие ошибки возможны:

В случае, если недостоверная информация указана в личных данных сотрудника, запись зачеркивается одной строкой и вносятся новые данные.
В случае, если эти неточности допущены в сведениях о его профессиональной деятельности, зачеркивать недостоверную информацию ни в коем случае нельзя, не нужно подтирать записи или пытаться устранить их корректором. Необходимо лишь внести новую запись под новым порядковым номером. В данной записи нужно указать, какую из порядковых записей считать недействительной, и сделать новую отметку.

Необходимо понимать, что вне зависимости от того, кем из работодателей была допущена ошибка при внесении записи в Ваш документ, исправить эту запись имеет право только действующий на момент обнаружения ошибки работодатель.

А если быть точным, то только лицо, назначенное официально работодателем ответственным за ведение данного вида документации.

Ошибки, допущенные в документах, не являются неисправимыми, не стоит их пугаться, они не влияют на действительность документа, необходимо лишь внести исправления в установленном порядке и уполномоченным лицом.

Кто может внести исправления в данный документ?

Только лицо, ответственное за ведение такого рода документов, то есть утвержденное по приказу работодателя.

Ни в коем случае не нужно самостоятельно пытаться внести коррективы в записи в своем личном документе. Это может привести к его недействительности.

Выводы

Итак, все тонкости ведения трудовых книжек были выше рассмотрены.

Стоит помнить о важности и нужности данного документа, и отнестись со всей ответственностью к тому, как он ведется и заполняется. Достоверные ли сведения в него внесены, полностью ли они отражают профессиональную деятельность.

Не нужно забывать о том, что на территории Российской Федерации недопустимо наличие двух и более трудовых книжек у одного и того же лица.

В конечном счете, к сведению будут приняты данные только одного документа, поэтому не нужно себе самостоятельно ставить своеобразные подножки.

Необходимо также обращать внимание на следующие моменты:

Не смотря на то, что ответственность за ведение данного документа возложена законодателем не на работника, а на работодателя, необходимо самостоятельно контролировать внесение записей;
Не стоит игнорировать процедуру ознакомления с записями. Если же работодатель не предлагает этого сделать, нужно напомнить ему о таком праве, предоставленном работнику по закону.
В случаях увольнения нужно внимательно изучить каждую запись, сделанную работодателем.

Как показывает практика, люди преклонного возраста часто сталкиваются с проблемами при назначении пенсионных выплат по причине того, что в процессе их трудовой деятельности были допущены неточности, или внесена недостоверная информация в их личный документ.

Этих проблем на практике можно избежать, если позаботиться о своём будущем заранее, и проконтролировать правильность заполнения Вашего персонального документа. Тем более, что законодатель наделяет работников правом контроля работодателя в данной области.